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Nach der Auftragsinitiierung und der Abwicklung erfolgt der Auftragsabschluss. Dieser Abschluss dokumentiert einen Auftrag.
Bestandteile des Auftragsabschlusses
- Auftragsdokumentation
- Nachkalkulation
- Fakturierung
- Überwachung der Zahlungseingänge
1. Auftragsdokumentation
Mit der Auftragsdokumentation bezeichnet man die Sammlung aller Dokumente, die etwas mit einem Auftrag zu tun haben.
Mögliche Dokumente
- Angebot
- Bestellung
- Rechnung
- Kaufvertrag
- Lieferschein
- Protokolle
- Zwischenberichte
Gründe für die Auftragsdokumentation
Zum einen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Hier gibt der Gesetzgeber vor, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen. Genaue Regelungen stehen dafür im HGB.
Außerdem können die gesammelten Informationen bei Folgeaufträgen helfen und als Vorbereitung für die Fakturierung dienen.
2. Nachkalkulation
Bei der Nachkalkulation berechnet man die tatsächlich entstandenen Kosten eines Auftrags. Diese werden auch Ist-Kosten genannt und mit den erwarteten Kosten verglichen.
Die erwarteten Kosten wurden bereits bei der Auftragsinitiierung durch eine Vorkalkulation ermittelt. Durch diesen Vergleich kann überprüft werden, ob die Vorwärtskalkulation gestimmt hat.
3. Fakturierung
Fakturierung bezeichnet den Vorgang der Rechnungsstellung. Das Unternehmen stellt seinen Kund:innen eine Rechnung, nachdem die Leistung erbracht ist. Wie genau Rechnungen ausgestellt werden, ist in § 14 UstG geregelt.
Bestandteile der Rechnung
Steuer | Verwendung |
|---|---|
Steuernummer | innerhalb Deutschlands |
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | außerhalb Deutschlands |
4. Überwachung der Zahlungseingänge
Mit diesem Schritt wird überwacht, ob die ausgestellten Rechnungen fristgerecht und in voller Höhe beglichen werden. Wenn Kund:innen nicht bis zur Frist bezahlt haben, kommen diese in Zahlungsverzug. Das bedeutet, ab diesem Zeitpunkt kann der Rechnungssteller Verzugszinsen fordern.
Einblick in die Praxis
Beispiele für die Schritte des Auftragsabschlusses
Bestandteil | Beispiel |
|---|---|
Auftragsdokumentation | Alle Daten über Kund:innen werden archiviert, um diese bei eventuellen Neuaufträgen bereits parat zu haben. |
Nachkalkulation | Die tatsächlichen Kosten eines Auftrags werden ermittelt und mit der Vorkalkulation verglichen. |
Fakturierung | Nach der Leistungserstellung erfolgt die Erstellung der Rechnung für Kund:innen. Alle wichtigen Bestandteile einer Rechnung sind darauf zu finden. |
Überwachung der Zahlungseingänge | Das Bankkonto wird auf mögliche Zahlungseingänge überprüft. Die fristgerechte und vollständige Zahlung ist hierbei entscheidend. |
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