Tourneemanagement

Bei Tourneen treten Bands und Künstler in verschiedenen Städten oder sogar verschiedenen Ländern auf.

Hast Du Dich schon mal gefragt, wie die Künstler es schaffen, dass das Bühnenbild, die Choreografie und so weiter bei jedem Konzert gleich aussieht und perfekt aufeinander abgestimmt ist?

simpleclub erklärt dir, wer welche Aufgaben beim Tourneemanagement übernimmt.

Tourneemanagement einfach erklärt

Die Planung und Durchführung einer Tournee ist eine komplexe Angelegenheit. Bühnenbilder und Konzerte müssen teilweise über verschiedene Länder hinweg genau aufeinander abgestimmt werden, damit Konzertbesucher überall einheitliche Erlebnis auf den Konzerten haben können.

Damit dies funktioniert, sind mehrere Parteien an der Planung einer Tournee beteiligt. Die Band bzw. deren Management schließt einen Tourneevertrag mit einem Tourneemanagement ab, deren Aufgabe die allgemeine Produktion der Tournee ist. Das Tourneemanagement ist also hauptverantwortlich für die Tourneeleitung und die Übereinstimmung aller Konzerte. Außerdem übernimmt es das Auswählen der Veranstaltungsorte, das sogenannte Routing. Für das Durchführen der einzelnen Konzerte hingegen schließt das Tourneemanagement Gastspielverträge mit örtlichen Durchführern ab. Diese mieten dann den Veranstaltungsort und tragen alle Kosten in Verbindung mit der einzelnen Veranstaltung (z.B. Miete des Veranstaltungsortes, örtliches Personal, Licht- und Tontechnik).

Tourneemanagement Definition

Beim Planen und Durchführen einer Tournee werden die Aufgaben auf verschiedene Parteien aufgeteilt. Das Tourneemanagement übernimmt die allgemeine Produktion und die Tourneeleitung. Dazu gehören die Abstimmung aller Konzerte zu einem einheitlichen Bild und die Auswahl der Veranstaltungsorte (Routing). Die Durchführung der einzelnen Veranstaltungen vor Ort übernehmen die örtlichen Durchführer, die dazu einen Gastspielvertrag mit dem Tourneemanagement abschließen.


Parteien des Tourneemanagement

Bei der Tourneenplanung sind verschiedene Parteien beteiligt, die verschiedene Aufgaben übernehmen. Die wichtigsten sind:

  1. Band bzw. deren Management
  2. Tourneemanagement
  3. Örtlicher Durchführer

Wenn die Band eine Tournee veranstalten möchte, plant sie oder deren Management diese meistens nicht selber, sondern beauftragt ein Tourneemanagement.

Das Tourneemanagment ist dann für die grundsätzliche Produktion der Tournee verantwortlich. Das heißt, es kümmert sich um alles, was nötig ist, damit die Konzerte an jedem Veranstaltungsort einheitlich aussehen. Dazu gehört also das Bühnenbild, die Choreografie, die Werbung, die Planung der Veranstaltungsorte, die Produktionskosten und Personalkosten für mitreisendes Personal etc.

Für die Durchführung der einzelnen Konzerte ist allerdings ein örtlicher Durchführer bzw. Veranstalter verantwortlich. Das Tourneemanagement schließt darüber Gastspielverträge mit den örtlichen Durchführern ab. Zu den Aufgaben des örtlichen Durchführers gehören unter anderem die Miete der Veranstaltungslocation und die Planung und Bezahlung des örtlichen Personals (Aufbaubands, Gastronomie, Ordnungsdienst etc.).

Aufgabenverteilung Tourneemanagement und örtlicher Durchführer

Tourneemanagement

Örtlicher Durchführer bzw. Veranstalter

  • Trägt allgemeine Tourneekosten
  • Produktionskosten der Tournee (Bühnenbild, Choreografie, Proben und Instrumente etc.)
  • Personal- und Transportkosten des mitreisenden Personals (Tourneeleitung, Licht- und Tonregie, Sicherheitschef etc.)
  • Überregionale Werbung
  • Ticketing
  • Steuern und Künstlersozialabgabe
  • Trägt örtliche Veranstaltungskosten
  • Gagen
  • Miete des Veranstaltungsortes
  • GEMA
  • Regionale Werbung
  • Örtliches Personal (Aufbauhands, Einlass, Gastronomie, Ordnungsdienst etc.)
  • Regionaler Vorverkauf
  • Aus dem Gastspielvertrag und Technical Rider resultierende Kosten (Ton- und Lichttechnik etc.)

Aufgaben der Tourneeleitung

Die Tourneeleitung begleitet die komplette Tour bei allen Veranstaltungen und leitet die gesamte Produktion vor Ort. Zu den Aufgaben gehören:

  • Überprüfung der Einhaltung der Gastspielverträge
  • Überprüfung der Einhaltung der Bühnenanweisung und des Technical Riders
  • Überprüfung der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften bei der Veranstaltung
  • Kaufmännische Abwicklung und Abrechnung
  • Führen der Tour-Crew
  • Organisieren von Unterkünften und Transporten
  • Betreuung von Presse und Sponsoren

Generell ist die Kernaufgabe der Tourneeleitung die Vertretung der Interessen des Tourneemanagements gegenüber dem örtlichen Durchführer.

Internationale Tourneen

Internationale Künstler werden meist durch weltweit arbeitende Agenturen vertreten. Diese Agenturen übernehmen bei internationalen Tourneen in der Regel auch die allgemeine Produktion und somit die Aufgaben des Tourneemanagements.

Die Agentur schließt dann in den Ländern, in denen die Tournee stattfindet, Tourneeverträge mit verschiedenen nationalen Tourneemanagements ab.

Die nationalen Tourneemanagements suchen dann nach örtlichen Durchführern und schließen die Gastspielverträge mit diesen ab.

National
International

Vorbands beim Tourneemanagement

Bevor der Künstler oder die Band bei den Konzerten auftreten, spielt meistens eine Vorband (auch Support Act). Es gibt grundsätzlich drei verschiedene Deals für das Buchen der Vorbands:

  1. Die Vorband wird vom Tourneemanagement gegen Bezahlung einer (meist kleinen) Gage gebucht.
  2. Die Vorband wird vom Tourneemanagement unentgeltlich gebucht.
  3. Die Vorband bezahlt ein Entgelt an das Tourneemangement für die Möglichkeit, bei den Konzerten aufzutreten.

Ein Grund, warum Support Acts teilweise unentgeltlich auftreten oder sogar dafür bezahlen, ist, dass Tourneen von bekannten Künstlern eine gute Möglichkeit bieten, um große Aufmerksamkeit und Reichweite zu generieren. Somit sind Tourneen für Support Acts eine große Chance, um bekannter zu werden.

Routing beim Tourneemanagement

Routing bezeichnet die Auswahl der Veranstaltungsorte. Die Auswahl erfolgt anhand verschiedener Kriterien:

  • Präferenzen des Künstlers
  • Bestehende Geschäftsbeziehungen mit Veranstaltern
  • Zusammenpassen von Location und Zielgruppe des Konzerts
  • Abdeckung von Regionen
  • Regionale Konkurrenzveranstaltungen
  • Logistik (Erreichbarkeit der Orte)
  • Terminfindung

Wichtig ist außerdem, dass die Reihenfolge der Veranstaltungsorte sinnvoll angeordnet ist. Das bedeutet, dass unnötige Strecken möglichst vermieden werden sollen. Die folgende Abbildung zeigt ein Positivbeispiel für eine sinnvolle Routenplanung und ein Negativbeispiel mit unnötig vielen Kilometern.

Die Grafik zeigt eine Karte von Deutschland mit Markierungen an verschiedenen Orten. Diese Orte sind durch zwei verschiedene Routen verbunden. Die erste Route verbindet die Orte von Norden nach Süden. Die zweite Route führt zuerst vom nördlichsten zum südlichsten Ort, anschließend wieder zurück nach Norden, dann wieder nach Süden und so weiter. Route 1 ist somit wesentlich kürzer und sinnvoller.

Auch die Terminplanung der Veranstaltungen macht das Routing zu einer komplexen Angelegenheit, denn die geplanten Veranstaltungsorte müssen auch verfügbar sein zu den angedachten Daten.


Beispiel

Die Band "No Brakes" möchte eine Tournee veranstalten und beauftragt die simple event GmbH als Tourneemanagement. Die simple event GmbH plant das Bühnenbild, die Choreografie und schlägt der Band verschiedene Veranstaltungsorte in Deutschland vor. Nachdem die Wünsche der Band in der Tourneeplanung eingearbeitet wurden, kontaktiert die simple event GmbH Veranstalter in den geplanten Städten. Aufgrund langjähriger Geschäftsbeziehungen sind die Absprachen kein Problem und auch bei der Terminfindung gibt es kaum Schwierigkeiten. Der Tourneeplan steht schnell.

Das Tourneemanagement übernimmt nun die Produktion der Tournee. Das beinhaltet die Planung des Bühnenbildes, der Choreografie und die Proben. Außerdem gehört die Werbung für die Tour und das Ticketing zu den Aufgaben des Unternehmens. Die simple event GmbH stellt zudem die Tourneeleitung, die Licht- und Tonregie und die Sicherheitsleitung, die die komplette Tour begleiten und bei jedem Konzert dabei sind. Für das mitreisende Personal und Material übernimmt sie weiterhin den Transport und die Logistik.

Für die Durchführung der Konzerte vor Ort schließen das Tourneemanagement und die örtlichen Durchführer Gastspielverträge mit folgenden Rechten und Pflichten ab:

  • Der örtliche Durchführer mietet die Location für das Konzert und stellt das nötige Personal zum Aufbau, für den Einlass, die Gastronomie und den Ordnungsdienst.
  • Außerdem übernimmt der Veranstalter die regionale Werbung, also das Aufhängen von Plakaten und Mieten von Werbeflächen.
  • Das Tourneemanagement stellt aufbauend auf der Produktionsplanung eine Bühnenanweisung und einen Technical Rider bereit.
  • Der örtliche Durchführer ist dazu verpflichtet, die Bühne und die Ton- und Lichtanlage gemäß dieser Dokumente zu bauen.

Zur Abrechnung einigen sich die Vertragsparteien auf folgendes: Der örtliche Durchführer muss eine fixe Gage an das Tourneemanagement zahlen und darf dafür 50 % der Ticketeinnahmen behalten.

Tourneemanagement Zusammenfassung

Bei der Planung einer Tournee gibt es drei Parteien mit unterschiedlichen Aufgaben:

Partei

Aufgaben

Band bzw. Management der Band

  • Schließt Tourneevertrag mit Tourneemanagement ab

Tourneemanagement

  • Allgemeine Produktion der Tournee
  • Tourneeleitung
  • Buchen der Support Acts
  • Planung der Veranstaltungsorte (Routing)

Örtlicher Durchführer

  • Miete des Veranstaltungsortes
  • Bezahlung des örtlichen Personals (Aufbauhands, Gastronomie, Einlass, Ordnungsdienst etc.)
  • Alle Pflichten aus dem Gastspielvertrag, zum Beispiel Bereitstellung von Ton- und Lichtanlage

Bei internationalen Tourneen übernimmt die Künstleragentur häufig die Tourneeproduktion und schließt Tourneeverträge mit nationalen Tourneemanagements in den verschiedenen Ländern ab. Diese beauftragen dann wiederum örtliche Durchführer an den einzelnen Veranstaltungsorten.

Für das Routing gibt es verschiedene Kriterien:

  • Präferenzen des Künstlers
  • Bestehende Geschäftsbeziehungen mit Veranstaltern
  • Zusammenpassen von Location und Zielgruppe des Konzerts
  • Abdeckung von Regionen

Die Terminfindung kann hierbei eine besonders komplexe Herausforderung sein.

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