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Die Auftragsabwicklung beschäftigt sich mit der Erledigung eines Auftrags.
Schritte der Auftragsabwicklung
Ressourcenplanung
Materialbeschaffung
Kundenkommunikation
Soll-Ist-Vergleich
Leistungsabnahme
Die Auftragsabwicklung kann in fünf Schritte aufgeteilt werden.
1. Ressourcenplanung
Bei der Ressourcenplanung steht die Überlegung im Vordergrund, welche Ressourcen zur Erfüllung des Auftrags benötigt werden. Dafür sind personelle und finanzielle Ressourcen zu berechnen. Auch das Zeitmanagement mit einem festen Terminplan muss hier überprüft werden. Am
Ende ist genau klar, welche Ressourcen für den Auftrag nötig sind. Das sind die sogenannten Soll-Werte.
2. Materialbeschaffung
Bei der Materialbeschaffung wird überprüft, welches Material noch auf Lager ist. Es wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt. Hier wird verglichen, ob alle Teile für den Auftrag auf Lager sind. Falls nicht werden die fehlenden Teile beim Lieferanten bestellt.
3. Kundenkommunikation
Die Kommunikation mit den Kund:innen zieht sich über den gesamten Auftrag. Durch laufende Updates über den Auftrag wird das Unternehmen als kundenfreundlich wahrgenommen. Eine Versandbestätigung oder eine Nachricht bei Verzögerungen gehören zum guten Ton eines Unternehmens.
4. Soll-Ist-Vergleich
Der Soll-Ist-Vergleich sorgt zur Klärung von zwei Fragen:
- Wie war der Plan?
- Wie war es tatsächlich?
Es wird also ein Vergleich der Soll- und Ist-Werte gemacht. Im Idealfall sind die Werte identisch. In der Realität kommt es allerdings immer wieder zu Schwankungen zwischen den beiden Werten. Der Soll-Ist-Vergleich hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken.
5. Leistungsabnahme
Die Leistungsabnahme ist der letzte Schritt in der Auftragsabwicklung. Hier wird überprüft, ob die Produkte für den Kundenauftrag funktionstüchtig und vollständig sind. Erst wenn die Leistungsabnahme erfolgt ist, kann der Auftrag den Kund:innen übergeben werden.
Einblick in die Praxis
Mögliche Abfolge der Auftragsabwicklung
Schritt | Beispiele |
|---|---|
1 | Ein Kundenauftrag kommt bei der Möbeldeluxe GmbH an. Für die Produktion von 10 Schreibtischen werden 3 Mitarbeiter:innen und 2 000 € benötigt. Die Tische sollen innerhalb von 5 Werkstagen produziert werden. Das sind die Soll-Werte. |
2 | Für die Produktion der Tische werden verschiedene Holzarten und Griffe für die Schubladen benötigt. Holz liegt ausreichend auf Lager. Die Griffe werden vom Einkauf bestellt. |
3 | Die Kund:innen werden auf dem Laufenden gehalten. Es wird ein voraussichtliches Lieferdatum übermittelt. Falls es zu einer Verzögerung durch die Produktion kommt, gibt das Unternehmen rechtzeitg Bescheid. |
4 | Nach der Produktion wird der Soll-Ist-Vergleich durchgeführt. Insgesamt wurden 2 300 € für den Auftrag benötigt. Allerdings konnte die Durchführung mit nur zwei Mitarbeiter:innen erfolgen. So ergeben sich Abweichungen. |
5 | Bei der Leistungsabnahme checkt die QM-Abteilung die Tische nochmal ab. Bei Mängeln erfolgt eine Nacharbeit, um den Kund:innen die beste Qualität zu liefern. |
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