Versicherungen für Veranstaltungen

Versicherungen klingen nicht gerade nach dem spannendsten Thema. Sie sind aber sowohl im privaten Leben als auch für Veranstaltungskaufleute super wichtig und können dich vor unkalkulierbaren finanziellen Schäden bewahren.

Aber wie funktioniert das genau? Und welche Versicherungen sind für Veranstaltungen besonders wichtig?

simpleclub zeigt dir, worauf es hier ankommt!

Versicherungen für Veranstaltungen einfach erklärt

Versicherungen bei Veranstaltungen dienen dazu, die Kosten von bestimmten Schäden zu übernehmen. Wenn zum Beispiel beim Aufbau der Veranstaltung die Tontechnik beschädigt wird oder während der Veranstaltung ein Unfall passiert, zahlt die Versicherung den dabei entstandenen Schaden, wenn der Veranstalter entsprechend versichert ist. Mit Versicherungen schützt sich ein Veranstalter vor unerwarteten und hohen Schadenszahlungen und somit auch vor finanziellen Schwierigkeiten. Somit helfen sie auch bei der Kalkulation von Veranstaltungen, da Veranstalter keine nicht kalkulierbaren Schadenszahlungen fürchten müssen, sondern feste und bekannte Versicherungskosten einkalkulieren können.

Für verschiedene Schadensfälle gibt es verschiedene Versicherungen. Die Veranstalter-Haftpflichtversicherung versichert alle Personen- und Sachschäden an Dritten, für die der Veranstalter haftet. Durch die gesetzlich vorgegebene Gefährdungshaftung haftet ein Veranstalter grundsätzlich fast für alle Schäden, die in Zusammenhang mit einer von ihm geplanten Veranstaltung entstehen.

Die Elektronikversicherung kann eigene und gemietete elektronische Geräte wie Bühnentechnik versichern. Dabei sind Versicherungen gegen verschiedene Gefahren denkbar, zum Beispiel fehlerhaftes Bedienen, Kurzschlüsse oder Diebstahl.

Eine Veranstaltungsausfallversicherung übernimmt die Kosten und ggf. den entgangenen Gewinn, falls eine Veranstaltung ausfallen muss. Auch hier sind verschiedene Gründe versicherbar, zum Beispiel Ausfall durch Wetter oder durch eine behördliche Anordnung.

Die Shortfall-Versicherung übernimmt in einem gewissen Rahmen die Kosten von Veranstaltungen, die nicht rentabel waren, weil zum Beispiel zu wenig Tickets verkauft wurden.

Die Eintrittskartenversicherung ist eine Versicherung für Veranstaltungsgäste. Sie erstattet ihnen den Ticketpreis, falls sie die Veranstaltung nicht besuchen können. Allerdings greift diese nur bei bestimmten, vorher festgelegten Gründen wie zum Beispiel schwerer Krankheit.

Relevanz von Versicherungen

Bei Veranstaltungen können wie bei allen Aktivitäten im Leben unerwartete Unfälle oder Schäden passieren. Zum Beispiel kann beim Aufbau ein Gabelstapler aus Versehen die gemietete Halle oder die Bühne beschädigen. Oder beim Anschließen der Technik ein Kurzschluss vorkommen, der Geräte beschädigt.

Solche Schadensfälle können enorme finanzielle Konsequenzen haben, da ein Veranstalter für die Schäden bei einer Veranstaltung haftet und diese bezahlen muss. So müsste der Veranstalter in den beiden genannten Beispielen also die Reparatur der Halle und den Neukauf der defekten Geräte bezahlen.

Verschiedene Versicherungen decken solche Schadensfälle ab und übernehmen die Kosten für die Reparatur. Sie schützen Veranstalter vor enorm hohen und unkalkulierbaren Kosten durch Schadensereignisse. Sie können somit Unternehmen im Extremfall sogar vor dem Bankrott durch zu hohe Schäden retten.

Grundlagen zu Versicherungen

Versicherungen schützen vor finanziellen Risiken bei Schadensfällen, indem sie Schäden ganz oder zum Teil übernehmen. Für die unterschiedlichen Schadensereignisse gibt es die verschiedensten Versicherungsarten.

Versicherungen funktionieren nach dem Prinzip der kollektiven Risikoübernahme. Das bedeutet, dass die Versicherungsbeiträge von Versicherten in einen großen Topf eingezahlt werden, aus dem dann die einzelnen Schadensereignisse bezahlt werden.

Bei fast allen Versicherungen sind folgende Parameter zu beachten:

• Deckungssumme: gibt an, wie hoch die Zahlung der Versicherung maximal ist
• Selbstbeteiligung: gibt an, ob und in welcher Höhe ein Versicherter sich an der Schadenszahlung beteiligen muss
• Zeit- oder Neuwert von Gegenständen versichert?
  • Ist der Zeitwert versichert, zahlt die Versicherung den Wert, den der beschädigte Gegenstand vor dem Schadenszeitpunkt noch hatte
  • Ist der Neuwert versichert, zahlt die Versicherung den Wert, der nötig wäre, um den beschädigten Gegenstand zum Schadenszeitpunkt neu zu kaufen

Wichtigste Versicherungen für Veranstalter

Es gibt viele unterschiedliche Arten von Versicherungen. Nachfolgend lernst du die wichtigsten für Veranstalter kennen.

Veranstalter-Haftpflichtversicherung

Die Veranstalter-Haftpflichtversicherung versichert Schäden an Gesundheit und Eigentum Dritter. Das bedeutet, sie zahlt grundsätzlich für Schäden an Personen oder an fremden Gegenständen, die ein Veranstalter zu verantworten hat.

Was ein Veranstalter zu verantworten hat, also wofür er haftet, ist gesetzlich durch die sogenannte Gefährdungshaftung geregelt. Diese besagt, dass Personen oder Unternehmen, die eine potenziell gefährliche Sache ins Leben rufen, auch für dadurch entstehende Schäden haften müssen. Im Fall von Veranstaltungen bedeutet dies, dass Veranstalter grundsätzlich für alle Schäden im Rahmen einer Veranstaltung haften, da sie die Veranstaltung und die damit einhergehenden Gefahren selber ins Leben gerufen haben.

Tritt ein solcher Schadensfall bei einer Veranstaltung auf, muss der Veranstalter in der Regel Schadensersatz zahlen. Hat er vorher eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen, übernimmt diese die Schadenszahlung. Die Versicherung übernimmt Schäden allerdings nur bis zu einem vorher im Vertrag festgelegten Höchstbetrag, der sogenannten Deckungssumme.

Durch Besucher verursachte Schäden sind in der Regel nicht von der Versicherung abgedeckt.

Die Veranstalter-Haftpflichtversicherung kann einzeln pro Veranstaltung oder als Rahmenvertrag für ein ganzes Jahr mit allen in diesem Jahr stattfindenden Veranstaltungen abgeschlossen werden. Letzteres ist allerdings sehr teuer und lohnt sich nur, wenn viele ähnliche Veranstaltungen durchgeführt werden (zum Beispiel in einem Club).

Elektronikversicherung

Diese Versicherung versichert Schäden an elektronischen Geräten. Dabei können sowohl eigene als auch gemietete Geräte versichert werden.

Es handelt sich hierbei um eine Allgefahrenversicherung, das heißt, es können fast alle potenziellen Schadensgründe versichert werden, wie zum Beispiel:

• Falsche Bedienung
• Diebstahl, Sabotage
• Kurzschluss, Überspannung
• Brand, Explosionen, Wasserschäden
• Produkt-, Materialfehler
• Höhere Gewalt

Veranstaltungsausfallversicherung

Veranstaltungen können aus verschiedenen Gründen unerwartet ausfallen, zum Beispiel:

• Schlechtes Wetter
• Behördliche Anordnung
• Absage des Künstlers

In solchen Fällen springt die Veranstaltungsausfallversicherung ein und übernimmt die angefallenen Kosten für die Veranstaltung. Darüber hinaus kann der entgangene Gewinn mitversichert werden. Das bedeutet, dass in einem solchen Fall die Versicherung nicht nur die Kosten, sondern auch die fehlenden Einnahmen bzw. den fehlenden Gewinn zahlt.

Im Schadensfall ist der Veranstalter verpflichtet dafür zu sorgen, dass der entstandene Schaden möglichst gering bleibt. Dies nennt man Schadenminderungspflicht des Veranstalters.

Shortfall-Versicherung

Unter Shortfall versteht man einen Fehlbetrag. Das heißt, die Veranstaltung hat den Break-Even-Point nicht erreicht und dadurch Verluste erzielt. Das kann zum Beispiel passieren, wenn zu wenige Tickets verkauft wurden.

Eine Shortfall-Versicherung versichert nun die Differenz zum Break-Even-Point und zahlt diese Summe aus. Sie sorgt also dafür, dass ein Veranstalter auch bei einer schlecht laufenden Veranstaltung keine Verluste macht. Der Break-Even-Point muss vorher glaubhaft kalkuliert werden. Außerdem zahlt die Versicherung die Differenz nur bis zu einem vorher festgelegten Mindestumsatz, den der Veranstalter auf jeden Fall selber erwirtschaften muss.

Eintrittskartenversicherung

Die Eintrittskartenversicherung ist im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Versicherungen eine Versicherung für Gäste. Sie erstattet Gästen den Ticketpreis, die aus vorher festgelegten Gründen nicht an einer Veranstaltung teilnehmen können.

Zu diesen Gründen können gehören:

• Verspätung öffentlicher Verkehrsmittel
• Schwere Krankheit
• Tod
• Schwangerschaft
• Umzug aufgrund eines neuen Arbeitsverhältnisses

Eintrittskartenversicherungen kosten meist ca. 2,5 - 5 % des Ticketpreises.

Betriebswirtschaftliche Relevanz von Versicherungen für Veranstaltungen

Versicherungen schützen nicht nur vor unerwartet hohen finanziellen Schäden, sondern sie machen sie auch kalkulierbar.

Ohne Versicherungen müsste ein Veranstalter Schäden in voller Höhe bezahlen. Ob und in welcher Höhe ein Schaden auftritt, ist vor der Veranstaltung allerdings nicht vorhersehbar und kann somit auch nicht wirklich in die Veranstaltungsplanung einkalkuliert werden. Es besteht dann immer das Risiko eines hohen finanziellen Verlustes durch einen großen Schadensfall.

Mit Versicherungen ist das finanzielle Risiko durch Schadensfälle hingegen ziemlich gut kalkulierbar. Das Event-Management zahlt fixe Versicherungsbeiträge und im Schadensfall vorher festgelegte Selbstbeteiligungen. Diese Kosten sind also in ihrer Höhe bekannt und können somit einkalkuliert werden.

Beispiel

Beim Aufbau für eine Sportveranstaltung der simple event GmbH gab es einen Unfall. Personen sind zum Glück nicht zu Schaden gekommen. Allerdings ist die gemietete Halle beschädigt sowie die eigene Ton- und Lichttechnik. Wahrscheinlich muss die Veranstaltung sogar abgesagt werden.

Die simple event GmbH ist für solche Fälle umfangreich versichert. Bei den Schäden an der Halle handelt es sich um Schäden an Gegenständen Dritter, für die das Unternehmen im Rahmen der Gefährdungshaftung verantwortlich ist. Diesen Schaden übernimmt somit die Veranstalter-Haftpflichtversicherung.

Die eigene Ton- und Lichttechnik ist durch die Elektronikversicherung gegen Schäden aus Arbeitsunfällen geschützt. Die Geräte werden laut Versicherungsvertrag gegen eine geringe Selbstbeteiligung zum Neuwert ersetzt.

Beim Veranstaltungsausfall muss die simple event GmbH zunächst nochmal den Versicherungsvertrag genau durcharbeiten und prüfen, ob Veranstaltungsausfälle durch eigenes Verschulden mitversichert sind. Das ist hier der Fall. Somit übernimmt diese Veranstaltungsausfallversicherung alle angefallenen Kosten der Veranstaltung. Allerdings ist kein entgangener Gewinn mitversichert.

Summary

Versicherungen schützen Veranstalter vor unerwarteten, hohen Schadenszahlungen und sind daher enorm wichtig. Dadurch verbessern sie auch die Kalkulierbarkeit von Veranstaltungen und Ticketpreisen.

Es gibt verschiedene Arten von Versicherungen, deren Inhalt und Eigenschaften hier nochmal zusammengefasst sind:

Welche Versicherungen für eine Veranstaltung oder ein Event-Management sinnvoll sind und zu welchen Konditionen, muss jeder Veranstalter selber entscheiden und hängt vom Einzelfall ab.