Aufbau- und Ablauforganisation des Beschaffungsprozesses

Der Einkauf bzw. die Beschaffung von Waren kann nach verschiedenen Gesichtspunkten organisiert werden. Dabei unterscheidet man zwischen der Aufbauorganisation und der Ablauforganisation.

Aufbauorganisation

Zentrale Beschaffung

• Durch eine Organisationseinheit (Stelle/Abteilung) durchgeführt
• Vorwiegend bei kleineren und mittleren Unternehmen
• Es gibt eine zentrale Einkaufsabteilung

Dezentrale Beschaffung

• Jeder Bedarfsträger plant eigenverantwortlich
• Wird also von mehreren Organisationseinheiten vorgenommen
• Mit zunehmender Betriebsgröße gewinnt die dezentrale Beschaffung an Bedeutung
• Das bedeutet: Bei einem Unternehmen mit mehreren Filialen hat jede Filiale eine eigene Beschaffungsabteilung

Vorteile

Beschaffung nach Warengruppen

Beschaffung nach Tätigkeiten

Ablauforganisation

Die Ablauforganisation befasst sich mit dem Ablauf einer Arbeit und beantwortet dabei die Frage, wie eine Tätigkeit ausgeführt wird.

• Arbeits- und Verfahrensanweisungen

Mitarbeitende müssen darin unterwiesen/eingearbeitet werden. Wie reagiere ich bei Reklamationen? Wie werden Waren bestellt?

• Kontrollen der Arbeiten festlegen

Die Arbeit muss überwacht werden, damit bei Störungen sofort mit entsprechenden Maßnahmen reagiert werden kann und Arbeitsabläufe dadurch gesichert werden.

→ Ganz nach dem Motto: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.”

Beispiele

Zentrale Beschaffung:
Die simplecompany ist ein eher kleines Unternehmen und hat deshalb keine eigene Beschaffungsabteilung. Die Beschaffung läuft über eine zentrale Einkaufsabteilung.

Dezentrale Beschaffung:
Nico's supermarket hat viele Filialen und gehört zu den führenden Supermärkten. Deshalb macht es hier Sinn, eine dezentrale Beschaffung zu haben. Das bedeutet, jede Filiale hat eine eigene kleine Beschaffungsabteilung und ist selbst dafür verantwortlich.