Aufbau- und Ablauforganisation

Grundsätzlich wird die Aufbau- und die Ablauforganisation unterschieden.
In einer Aufbauorganisation werden Unternehmensziele in Teileinheiten aufgeteilt und sachgemäß organisiert.
In der Ablauforganisationen werden die Aufgaben in eine zielgerichtete Reihenfolge gebracht.

Grundbegriffe

Organisationsbegriff

Unter einer Organisation wird der Zusammenschluss mehrerer Personen verstanden, die ein gemeinsames Ziel anstreben. Aufgaben werden dadurch gleichzeitig systematisch und dauerhaft geregelt.

Weisungs- oder Leitungssysteme

In einem Unternehmen werden die Weisungsbeziehungen durch Weisungs-/ Leistungssysteme geregelt. Die Mitarbeiter wissen dadurch von wem sie Weisungen bekommen und wem sie selbst Weisungen erteilen dürfen.

• Instanz = Stelle, die einer anderen Stelle Anweisungen geben darf
• Hierarchie = Über- und Unterordnungsverhältnisse in einer Organisation
• Instanzenweg = vertikale Linie im Organigramm (Dienstweg)
• Befehlsweg = vertikale Linie von oben nach unten (bindende Befehle)
• Meldeweg = vertikale Linie von unten nach oben (informative Meldungen)

Aufbauorganisation

Aufgaben einer Aufbauorganisation

Ausgehend von der Zielsetzung einer Unternehmung:

• wird die Unternehmung in funktionsfähige Einheiten gegliedert
• die dauerhaften Beziehungen der Teileinheiten geregelt
• organisiert Kommunikationswege und Weisungsbefugnisse systematisch
• Stelle= kleinste Einheit/ Arbeitsplatz einer Person
• Abteilung = mehrere Stellen

Ergebnis der Aufbauorganisation ist die Gliederung von Abteilungen. Die Struktur lässt sich so aufgliedern:

• horizontale = gleich geordnete Abteilungen
• vertikale = über und untergeordnete Abteilungen

Dargestellt wird das in einem Organigramm

Prinzipien der Aufbauorganisation

Funktionsprinzip

Vorteil:

• Spezialisierung und Aufgabenteilung→ Kosten sparen

Nachteil:

• Kontrolle aufwändig
• wenig Kundenorientierung

Objektprinzip

Sortierung nach Arbeitsgegenständen

Vorteil:

• Kundenorientiert,
• leichte Kontrolle

Nachteil:

• Mehrfacharbeit und daraus resultieren Mehrkosten

Aufgaben der Ablauforganisation

• logische Teilaufgaben werden zu einem Vorgang zusammengefasst

• zeitlich und räumliche Reihenfolge

• reibungsloser Ablauf --> bsp. Kassenanweisung

Ziele der Ablauforganisation

• die Arbeitsgegenstände und die Informationen sollen möglichst kurze Durchlaufzeiten erreichen
• die Auslastung der Arbeitskräfte und Maschinen sollte möglichst gut sein
• unter humane Arbeitsbedingungen

→ Wichtigstes Ziel: Warenfluss aufrechterhalten

Allerdings bestehen zwischen diesen Zielen Zielkonflikte.

→ Dilemma der Ablauforganisation

→ Ziele können also nie voll erreicht werden

Schwierigkeit:

→ Zeitliche Abstimmung der Teilaufgaben und des Warenflusses aufeinander

→ Es dürfen keine Engpäse oder Leerläufe entstehen

Beispiel Dilemma: Um die Durchlaufzeit des Kassenpersonals verbessern, sollte dies immer bereit sein den Kassiervorgang aufzunehmen, sobald die Kundschaft den Kassenbereich betrifft. Allerdings wäre so das Kassenpersonal nicht optimal ausgelastet.