Textverarbeitung

Das Bearbeiten und Erstellen von digitalen schriftlichen Texten gehört heute zur Grundvoraussetzung für Beruf und Alltag. Mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen lassen sich schnell Briefe, Anschreiben oder andere Dokumente erstellen und bearbeiten (z. B. mit Microsoft Word).

Aber was muss alles in einen Geschäftsbrief? Und wie wird der richtig formatiert?

Damit Dir das easy von der Hand geht, zeigt Dir simpleclub auf was Du beim Erstellen und Bearbeiten von Texten achten musst!

Textverarbeitung einfach erklärt

Da das Schreiben von Texten oder das Erstellen von Dokumenten in jeglichen Bereichen des (Berufs-)Alltags vorkommt, ist es wichtig über bestimmte Vorschriften, Regeln und Tricks Bescheid zu wissen. Dies erleichtert auch den Umgang mit Textverarbeitungsprogrammen, da man sich durch bestimmte Voreinstellungen oder Funktionen eine Menge Arbeit ersparen kann.

Definition Textverarbeitungsprogramm

Formatierung

Damit man einen Text leichter lesen und sich die darin befindenden Informationen besser merken kann, ist es sinnvoll ihn zu formatieren. Das heißt, dass ein Text auf den ersten Blick ordentlich aussieht und man die wichtigen Sachen schnell herauslesen kann.
Die Formatierung beinhaltet die

• Zeichenformatierung (= Schriftart, Textvorhebungen, Unterstreichungen)
• Absatzformatierung (= Absätze, Aufzählungen, Überschriften)
• Seitenformatierung (= Seitenränder, Papierformat).

Zeichenformatierung

Die Zeichenformatierung beinhaltet die Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, sowie Markierungen.

Um diese zu bearbeiten, klicke dich durch folgenden Pfad:

Start → Schriftart

Absatzformatierung

Unter der Absatzformatierung finden sich Bausteine wie Textausrichtung, Nummerierung, Aufzählung, Zeilen- und Absatzabstand und der Texteinzug.

Um diese Dinge zu bearbeiten, klicke dich durch folgenden Pfad:

Start → Absatz (Word)

Start → Ausrichtung (Excel)

Seitenlayout

Das Seitenlayout ist vor allem dazu da, einem Dokument ein individuelles Design zu verpassen (wie beispielsweise bei einem Newsletter oder einem Plakat). Unter Seitenlayout versteht man auch die "Seitenausrichtung" wie Hoch- oder Querformat.

Seite einrichten

= Seitenlayout mit änderbaren Funktionen (Seitenränder, Ausrichtung, Format, Spalten und Umbrüche)

Um diese Funktionen zu bearbeiten, klicke dich durch folgenden Pfad:

(Seiten-) Layout → Seite einrichten

Wasserzeichen

= ein Element, das sich im Hintergrund des Dokument-Textes befindet, wie zum Beispiel ein Text ("Eilt") oder eine Grafik.

Um ein Wasserzeichen einzufügen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Entwurf → Seitenhintergrund → Wasserzeichen

Einfügen

Die Funktion "Einfügen" ist eine der wichtigsten in der Textverarbeitung, da man sich so einige Arbeitsschritte sparen kann und verschiedene Dinge einfach in das Textdokument einfügen kann, ohne beispielsweise neue Tabellen zu erstellen.

Tabellen

Um nun eine Tabelle in dein Textdokument einzufügen, klicke dich durch den folgenden Pfad:

Einfügen → Tabellen → Tabelle: Spalten- und Zeilenanzahl wählen

Hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung, um Tabellen zu formatieren:

1. Tabelle anklicken
2. Aussehen der Tabelle anpassen:
   Menüleiste: Tabellenentwurf → Tabellenformatvorlagen
3. Zeilen und Spalten hinzufügen oder entfernen:
   Menüleiste: Layout → Zeilen und Spalten
4. Zeilenhöhe und Spaltenbreite anpassen:
   Layout → Zellengröße

Außerdem kann man Tabellen nach Belieben umgestalten, um beispielsweise farbliche Akzente zu setzen und das Textdokument dementsprechend zu individualisieren.

Um die Tabelle zu gestalten, klicke dich durch folgenden Pfad:

Tabellenentwurf → Tabellenformatvorlagen

Bilder, Dateien, Diagramme, Symbole

Neben Tabellen sind auch andere bildliche Darstellungen für die Anschaulichkeit und Erklärung in einem Textdokument von Vorteil. In einem Geschäftsbericht könnten beispielsweise Diagramme hilfreich sein, um die Unternehmenszahlen besser zu verstehen und zu visualisieren.

Um Bilder, Dokumente, Diagramme oder Symbole einzufügen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Einfügen → Illustrationen

Links

Wichtig für die individuelle Gestaltung eines Textdokuments und zur Übermittlung von Informationen kann auch das Einfügen von Links sein. So kann man ganz einfach direkt aus dem Dokument auf die jeweilige Website oder das gewünschte Dokument weitergeleitet werden. Fachlich korrekt heißen diese Links "Hyperlinks".

Hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung:

1. Webseite: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Website-Link unter Adresse eingeben → OK

2. Datei: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Datei auswählen → OK

3. Stelle im Dokument: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Aktuelles Dokument → Stelle im Dokument auswählen → OK

Kopf- und Fußzeile

Für viele geschäftliche Schreiben sind die sogenannten "Kopf- und Fußzeilen" von Bedeutung. Hier finden sich meist Informationen über das jeweilige Unternehmen, Daten und Seitenzahlen.

Um die Kopf- und Fußzeilen in das Dokument zu integrieren, klicke dich durch folgenden Pfad:

Einfügen → Kopf- und Fußzeile

Dokument überprüfen

Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten und verschiedene Dinge einfügen oder Verbesserungsvorschläge haben, können zwei Funktionen hilfreich sein: die Überarbeitungsfunktion und die Kommentarfunktion. Außerdem kann man für falsch geschriebene Wörter eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion nutzen, um schneller zu korrigieren.

Überarbeitungsfunktion

Um alle Bearbeitungen im Dokument anzeigen zu lassen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Überprüfen → Nachverfolgung → Änderungen nachverfolgen

Um Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Überprüfen → Änderungen → Annehmen / Ablehnen

Kommentare

Um eine Stelle im Text zu kommentieren, klicke dich durch folgenden Pfad:

Textstelle markieren → Menüleiste: Überprüfen → Kommentare → Neuer Kommentar

Suchen und Ersetzen

Um ein Dokument nach einem bestimmten Wort oder Zeichen zu durchsuchen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Start → Bearbeiten → Suchen → gesuchtes Wort eingeben

oder nutze die

Tastenkombination STRG + F

Fußnoten

Fußnoten sind vor allem dann wichtig, wenn man beispielsweise Quellenangaben machen muss oder einen Fachbegriff im Text genauer erklären will.

Um Fußnoten in das Textdokument einzufügen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Wort oder Satz, hinter dem die Fußnote eingefügt werden soll, wählen → Referenzen → Fußnoten → Fußnote einfügen → Anmerkung in der Fußzeile eingeben

Autotext

Die Funktion "Autotext" ist vor allem hilfreich bei Textdokumenten, welche immer wieder verwendet werden oder Angaben, welche auf allen Seiten des Textdokuments erscheinen sollen.

Datum & Uhrzeit

Um beispielsweise das Datum und die Uhrzeit in einem Textdokument einzufügen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Einfügen → Text → Datum und Uhrzeit → gewünschtes Format auswählen → evtl. Haken bei "Automatisch aktualisieren" → OK

Seitenzahlen

Um die automatische Zählung von Seitenzahlen im Textdokument zu aktivieren, klicke dich durch folgenden Pfad:

Einfügen → Kopf- und Fußzeilen → Seitenzahl → gewünschte Position/ Format wählen

Schnellbausteine

Schnellbausteine sind vor allem dann nützlich, wenn man oftmals gleiche Textstellen verwendet oder Bausteine wie Grußformeln einfügen will.

Um einen Schnellbaustein zu erstellen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Wiederkehrenden "Baustein" im Text markieren (z.B. Grußformel) → Einfügen → Text → Schnellbausteine → Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern

Um einen bereits erstellten Schnellbaustein einzufügen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Einfügen → Text → Schnellbausteine durchsuchen → AutoText → gewünschten Baustein auswählen

Serienbrief

Die Funktion "Serienbriefe" ist vor allem wichtig für das schnelle Versenden von gleichen Anschreiben. Beispielsweise Einladungen oder wichtige Informationen an Kunden. Hierbei können Listen von Kunden mit der Textdatei verknüpft werden, welche dann automatisch in eine Art "Platzhalter" eingefügt werden.

Hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung:

1. Sendungen → Seriendruck starten

2. Empfänger auswählen

• Neue Liste eingeben → Liste erstellen → OK → Speichern

ODER:

• Vorhandene Liste verwenden → Excel-Datei auswählen → Öffnen

3. Sendungen → Schreib- und Einfügefelder → Seriendruckfeld einfügen

4. Überprüfung:
   Sendungen → Vorschau Ergebnisse → Vorschau Ergebnisse-Button klicken und mit den Pfeilen nach rechts und links prüfen

5. Fertigstellen:

• Drucken: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → Dokumente drucken
• Per Mail senden: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → E-Mail-Nachrichten senden
• Alle Dokumente erstellen: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → Einzelne Dokumente bearbeiten

Dokumente erstellen

Formatierungszeichen

Formatierungszeichen dienen als Hilfe, vor allem bei der Fehlersuche und Kontrolle von Dokumenten. An ihnen erkennt man Leerzeilen, Leertasten und Umbrüche. Die Formatierungszeichen werden nicht mitgedruckt und auch nicht mitkopiert!

Um Formatierungszeichen in das Textdokument einzufügen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Start → Absatz → Absatzmarken anzeigen

Dokumentvorlagen

Soll ein erstelltes Dokument als Vorlage dienen (z.B. ein Anmeldeformular oder eine Vorlage für eine Hausarbeit), kann es als Dokument-Vorlage abgespeichert werden - und nicht als Word-Dokument wie üblich. Damit generiert sich bei jedem Öffnen ein neues Dokument, das aber den Formatierungen der Vorlage entspricht.

Um eine Dokumentenvorlage zu erstellen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Datei → Speichern unter → Speicherort wählen → Dateiname eingeben → Dokument-Typ von Word-Dokument (standardmäßig eingestellt) zu "Word-Vorlage (.dotx)" ändern

Menüband anpassen

Entwicklertools können eingeblendet werden, um Dokumente weiterführend zu bearbeiten.

Um die Entwicklertools einzublenden, klicke dich durch folgenden Pfad:

Datei → Optionen → Menüband anpassen → Haken bei Entwicklertools → OK

Steuerelemente

Werden quasi als Formularfelder genutzt. Der Anwender kann dann in diese vorgefertigten Felder (=Steuerelemente) seine Antworten eingeben (Name, Adresse, Bild, Datum etc.). Nützlich ist dies z.B. für Anmeldeformulare, Hausmitteilungen, Gesprächsnotizen, Wareneingangsmeldungen.

Um Textsteuerelemente, Bildsteuerelemente, Datumsauswahl, Dropdownlisten oder Kontrollkästchen in das Textdokument einzufügen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Entwicklertools → Steuerelemente → Textsteuerelemente / Bildsteuerelemente etc.

Die Steuerelemente können beliebig formatiert werden.

Bearbeitungsschutz

Um Dateien vor Veränderungen zu schützen und zu gewährleisten, dass in einem Formular nur die benötigten Informationen ausgefüllt werden, kann ein Bearbeitungsschutz auf das Dokument gelegt werden.

Um einen Bearbeitungsschutz auf das Textdokument zu legen, klicke dich durch folgenden Pfad:

Entwicklertools → Schützen → Bearbeitung einschränken → Haken unter 2. Bearbeitungseinschränkungen → "Ausfüllen von Formularen" auswählen → "Ja, Schutz anwenden" klicken

Zusammenfassung Textverarbeitung

Textverarbeitung und vor allem die dazu notwendigen Programme sind im Berufsleben und im Alltag ein wichtiger Baustein der Kommunikation. Daher ist es wichtig über die meistgenutzten Funktionen Bescheid zu wissen.

Vor allem Funktionen wie das Einfügen von Tabellen, Bildern, Symbolen oder Diagrammen können einem viel Arbeit ersparen. Zusätzlich dazu gibt es Funktionen, welche vor allem Dinge erleichtern, die in jedem Textdokument vorkommen sollen oder öfter genutzt werden (Funktion "Autotext").

Aber auch die Zusammenarbeit von mehreren Personen an einem Dokument kann durch Funktionen wie der Überarbeitungs- oder Kommentarfunktion gewährleistet werden.

Unten in der Tabelle siehst Du noch einmal die Themen und Unterpunkte zusammengefasst.