Textverarbeitung

Mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen lassen sich schnell digitale schriftliche Texte erstellen und bearbeiten (z. B. mit Microsoft Word).

Formatierung

Zeichenformatierung

Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Markierungen:

Start → Schriftart

Absatzformatierung

Textausrichtung, Nummerierung, Aufzählung, Zeilen- und Absatzabstand, Texteinzug:

Start → Absatz (Word)

Start → Ausrichtung (Excel)

Seitenlayout

Wasserzeichen

Einfügen eines Elements, das sich im Hintergrund des Dokument-Textes befindet, wie zum Beispiel ein Text ("Eilt") oder eine Grafik.

Entwurf → Seitenhintergrund → Wasserzeichen

Seite einrichten

Seitenränder, Ausrichtung, Format, Spalten, Umbrüche:

(Seiten-) Layout → Seite einrichten

Einfügen

Tabellen

Einfügen → Tabellen → Tabelle: Spalten- und Zeilenanzahl wählen

Tabellen formatieren:

1. Tabelle anklicken
2. Aussehen der Tabelle anpassen: Menüleiste: Tabellenentwurf → Tabellenvormatvorlagen
3. Zeilen und Spalten hinzufügen oder entfernen: Menüleiste: Layout → Zeilen und Spalten
4. Zeilenhöhe und Spaltenbreite anpassen: Layout → Zellengröße

Bilder, Dateien, Diagramme, Symbole

Einfügen → Illustrationen

Links

1. Webseite: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Website-Link unter Adresse eingeben → OK

2. Datei: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Datei auswählen → OK

3. Stelle im Dokument: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Aktuelles Dokument → Stelle im Dokument auswählen → OK

Kopf- und Fußzeile

Einfügen → Kopf- und Fußzeile

Dokument überprüfen

Überarbeitungsfunktion

Alle Bearbeitungen im Dokument werden angezeigt:
Überprüfen → Nachverfolgung → Änderungen nachverfolgen

Änderungen annehmen oder ablehnen:
Überprüfen → Änderungen → Annehmen / Ablehnen

Kommentare

Eine Stelle im Text kommentieren:
Textstelle markieren → Menüleiste: Überprüfen → Kommentare → Neuer Kommentar

Suchen und Ersetzen

Dokument nach einem bestimmten Wort oder Zeichen durchsuchen:
Start → Bearbeiten → Suchen → gesuchtes Wort eingeben

oder

Tastenkombination STRG + F

Fußnoten

Wort oder Satz, hinter dem die Fußnote eingefügt werden soll, wählen → Referenzen → Fußnoten → Fußnote einfügen → Anmerkung in der Fußzeile eingeben

Autotext

Datum & Uhrzeit

Einfügen → Text → Datum und Uhrzeit → gewünschtes Format auswählen → evtl. Haken bei "Automatisch aktualisieren" → OK

Seitenzahlen

Automatische Zählung von Seitenzahlen:
Einfügen → Kopf- und Fußzeilen → Seitenzahl → gewünschte Position/ Format wählen

Schnellbausteine

Erstellen:
Wiederkehrenden "Baustein" im Text markieren (z.B. Grußformel) → Einfügen → Text → Schnellbausteine → Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern

Einfügen:
Einfügen → Text → Schnellbausteine durchsuchen → AutoText → gewünschten Baustein auswählen

Serienbrief

1. Sendungen → Seriendruck starten

2. Empfänger auswählen

• Neue Liste eingeben → Liste erstellen → OK → Speichern

ODER:

• Vorhandene Liste verwenden → Excel-Datei auswählen → Öffnen

3. Sendungen → Schreib- und Einfügefelder → Seriendruckfeld einfügen

4. Überprüfung:
   Sendungen → Vorschau Ergebnisse → Vorschau Ergebnisse-Button klicken und mit den Pfeilen nach rechts und links prüfen

5. Fertigstellen:

• Drucken: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → Dokumente drucken
• Per Mail senden: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → E-Mail-Nachrichten senden
• Alle Dokumente erstellen: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → Einzelne Dokumente bearbeiten

Dokumente erstellen

Formatierungszeichen

Formatierungszeichen dienen als Hilfe, vor allem bei der Fehlersuche und Kontrolle von Dokumenten. An ihnen erkennt man Leerzeilen, Leertasten und Umbrüche. Die Formatierungszeichen werden nicht mitgedruckt und auch nicht mitkopiert!

Start → Absatz → Absatzmarken anzeigen

Dokumentvorlagen

Soll ein erstelltes Dokument als Vorlage dienen (z.B. ein Anmeldeformular oder eine Vorlage für eine Hausarbeit), kann es als Dokument-Vorlage abgespeichert werden - und nicht als Word-Dokument wie üblich. Damit generiert sich bei jedem Öffnen ein neues Dokument, das aber den Formatierungen der Vorlage entspricht.

Datei → Speichern unter → Speicherort wählen → Dateiname eingeben → Dokument-Typ von Word-Dokument (standardmäßig eingestellt) zu "Word-Vorlage (.dotx)" ändern

Menüband anpassen

Entwicklertools einblenden zur weiterführenden Bearbeitung von Dokumenten:

Datei → Optionen → Menüband anpassen → Haken bei Entwicklertools → OK

Steuerelemente

Werden quasi als Formularfelder genutzt. Der Anwender kann dann in diese vorgefertigten Felder (=Steuerelemente) seine Antworten eingeben (Name, Adresse, Bild, Datum etc.). z.B. für Anmeldeformulare, Hausmitteilungen, Gesprächsnotizen, Wareneingangsmeldeungen.

Textsteuerelemente, Bildsteuerelemente, Datumsauswahl, Dropdownlisten, Kontrollkästchen:
Entwicklertools → Steuerelemente → Textsteuerelemente / Bildsteuerelemente etc.

Die Steuerelemente können beliebig formatiert werden.

Bearbeitungsschutz

Um Dateien vor Veränderungen zu schützen und zu gewährleisten, dass in einem Formular nur die benötigten Informationen ausgefüllt werden, kann ein Bearbeitungsschutz auf das Dokument gelegt werden:

Entwicklertools → Schützen → Bearbeitung einschränken → Haken unter 2. Bearbeitungseinschränkungen → "Ausfüllen von Formularen" auswählen → "Ja, Schutz anwenden" klicken