Mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen lassen sich schnell digitale schriftliche Texte erstellen und bearbeiten (z. B. mit Microsoft Word).
Formatierung
Zeichenformatierung
Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Markierungen:
Start → Schriftart
Absatzformatierung
Textausrichtung, Nummerierung, Aufzählung, Zeilen- und Absatzabstand, Texteinzug:
Start → Absatz (Word)
Start → Ausrichtung (Excel)
Seitenlayout
Wasserzeichen
Einfügen eines Elements, das sich im Hintergrund des Dokument-Textes befindet, wie zum Beispiel ein Text ("Eilt") oder eine Grafik.
Entwurf → Seitenhintergrund → Wasserzeichen
Seite einrichten
Seitenränder, Ausrichtung, Format, Spalten, Umbrüche:
(Seiten-) Layout → Seite einrichten
Einfügen
Tabellen
Einfügen → Tabellen → Tabelle: Spalten- und Zeilenanzahl wählen
Tabellen formatieren:
- Tabelle anklicken
- Aussehen der Tabelle anpassen: Menüleiste: Tabellenentwurf → Tabellenvormatvorlagen
- Zeilen und Spalten hinzufügen oder entfernen: Menüleiste: Layout → Zeilen und Spalten
- Zeilenhöhe und Spaltenbreite anpassen: Layout → Zellengröße
Bilder, Dateien, Diagramme, Symbole
Einfügen → Illustrationen
Links
Webseite: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Website-Link unter Adresse eingeben → OK
Datei: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Datei auswählen → OK
Stelle im Dokument: Textstelle markieren → Einfügen → Links → Link → Aktuelles Dokument → Stelle im Dokument auswählen → OK
Kopf- und Fußzeile
Einfügen → Kopf- und Fußzeile
Dokument überprüfen
Überarbeitungsfunktion
Alle Bearbeitungen im Dokument werden angezeigt:
Überprüfen → Nachverfolgung → Änderungen nachverfolgen
Änderungen annehmen oder ablehnen:
Überprüfen → Änderungen → Annehmen / Ablehnen
Kommentare
Eine Stelle im Text kommentieren:
Textstelle markieren → Menüleiste: Überprüfen → Kommentare → Neuer Kommentar
Suchen und Ersetzen
Dokument nach einem bestimmten Wort oder Zeichen durchsuchen:
Start → Bearbeiten → Suchen → gesuchtes Wort eingeben
oder
Tastenkombination STRG + F
Fußnoten
Wort oder Satz, hinter dem die Fußnote eingefügt werden soll, wählen → Referenzen → Fußnoten → Fußnote einfügen → Anmerkung in der Fußzeile eingeben
Autotext
Datum & Uhrzeit
Einfügen → Text → Datum und Uhrzeit → gewünschtes Format auswählen → evtl. Haken bei "Automatisch aktualisieren" → OK
Seitenzahlen
Automatische Zählung von Seitenzahlen:
Einfügen → Kopf- und Fußzeilen → Seitenzahl → gewünschte Position/ Format wählen
Schnellbausteine
Erstellen:
Wiederkehrenden "Baustein" im Text markieren (z.B. Grußformel) → Einfügen → Text → Schnellbausteine → Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern
Einfügen:
Einfügen → Text → Schnellbausteine durchsuchen → AutoText → gewünschten Baustein auswählen
Serienbrief
Sendungen → Seriendruck starten
Empfänger auswählen
- Neue Liste eingeben → Liste erstellen → OK → Speichern
ODER:
- Vorhandene Liste verwenden → Excel-Datei auswählen → Öffnen
Sendungen → Schreib- und Einfügefelder → Seriendruckfeld einfügen
Überprüfung:
Sendungen → Vorschau Ergebnisse → Vorschau Ergebnisse-Button klicken und mit den Pfeilen nach rechts und links prüfenFertigstellen:
- Drucken: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → Dokumente drucken
- Per Mail senden: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → E-Mail-Nachrichten senden
- Alle Dokumente erstellen: Sendungen → Fertig stellen → Fertig stellen und zusammenführen → Einzelne Dokumente bearbeiten
Dokumente erstellen
Formatierungszeichen
Formatierungszeichen dienen als Hilfe, vor allem bei der Fehlersuche und Kontrolle von Dokumenten. An ihnen erkennt man Leerzeilen, Leertasten und Umbrüche. Die Formatierungszeichen werden nicht mitgedruckt und auch nicht mitkopiert!
Start → Absatz → Absatzmarken anzeigen
Dokumentvorlagen
Soll ein erstelltes Dokument als Vorlage dienen (z.B. ein Anmeldeformular oder eine Vorlage für eine Hausarbeit), kann es als Dokument-Vorlage abgespeichert werden - und nicht als Word-Dokument wie üblich. Damit generiert sich bei jedem Öffnen ein neues Dokument, das aber den Formatierungen der Vorlage entspricht.
Datei → Speichern unter → Speicherort wählen → Dateiname eingeben → Dokument-Typ von Word-Dokument (standardmäßig eingestellt) zu "Word-Vorlage (.dotx)" ändern
Menüband anpassen
Entwicklertools einblenden zur weiterführenden Bearbeitung von Dokumenten:
Datei → Optionen → Menüband anpassen → Haken bei Entwicklertools → OK
Steuerelemente
Werden quasi als Formularfelder genutzt. Der Anwender kann dann in diese vorgefertigten Felder (=Steuerelemente) seine Antworten eingeben (Name, Adresse, Bild, Datum etc.). z.B. für Anmeldeformulare, Hausmitteilungen, Gesprächsnotizen, Wareneingangsmeldeungen.
Textsteuerelemente, Bildsteuerelemente, Datumsauswahl, Dropdownlisten, Kontrollkästchen:
Entwicklertools → Steuerelemente → Textsteuerelemente / Bildsteuerelemente etc.
Die Steuerelemente können beliebig formatiert werden.
Bearbeitungsschutz
Um Dateien vor Veränderungen zu schützen und zu gewährleisten, dass in einem Formular nur die benötigten Informationen ausgefüllt werden, kann ein Bearbeitungsschutz auf das Dokument gelegt werden:
Entwicklertools → Schützen → Bearbeitung einschränken → Haken unter 2. Bearbeitungseinschränkungen → "Ausfüllen von Formularen" auswählen → "Ja, Schutz anwenden" klicken