Geschäftsbrief

Als Geschäftsbrief wird jede schriftliche Mitteilung (Brief, Mail, sonstige Kommunikationssysteme) an einen oder mehrere externe Empfänger (Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner) bezeichnet. Dazu zählen zum Beispiel Angebote, Rechnungen oder Bestellungen.

Achtung: Kein Geschäftsbrief

Nicht als Geschäftsbrief gelten:

• Der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Teams, Abteilungen, Büros, Filialen oder Niederlassungen (also auch interne Quittungen, Mahnungen etc. gelten dann nicht als Geschäftsbrief)
• Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen etc., die nicht an einen bestimmten Personenkreis gerichtet sind
• Alle schriftlichen Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis, wie zum Beispiel Werbemails, Anzeigen und Postwurfsendungen

Gesetzliche Vorschriften

Für die Erstellung von Geschäftsbriefen gibt es gesetzliche Vorschriften darüber, welche Angaben über das Unternehmen enthalten sein müssen.

Die Angaben sollen Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu informieren und böse Überraschungen helfen zu vermeiden.

Je nach Rechtsform des Unternehmens gibt es unterschiedliche Vorschriften, welche Angaben enthalten sein müssen. Daher finden sich die gesetzlichen Vorschriften in unterschiedlichen Gesetzestexten (§§ 37a, 125a, 177a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG).

Pflichtangaben

Nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen

Pflichtangaben für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen, Nicht-Kaufmann, BGB-Gesellschaften und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR):

• Vorname (mindestens einer)
• Familienname
• ladungsfähige Anschrift
• bei BGB-Gesellschaften: Angaben zu allen Gesellschaftern

Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute

Pflichtangaben für im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute (§ 37 HGB):

• Name der Firma wie sie im Handelsregister eingetragen ist
• Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann" / "eingetragene Kauffrau" (auch Abkürzung, wie e.K., möglich)
• Ort der Handelsniederlassung
• Registergericht
• Handelsregisternummer

OHG und KG

Pflichtangaben für Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) (§§ 125 a und 177 a HGB):

• Firmenname wie im Handelsregister
• Rechtsform (OHG oder KG)
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht
• Handelsregisternummer

GmbH und UG

Pflichtangaben für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaften (UG) (§ 35 a GmbHG):

• Firmenname wie im Handelsregister
• Rechtsform der Gesellschaft
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht
• Handelsregisternummer
• alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

AG

Pflichtangaben für Aktiengesellschaften (AG) (§ 80 AktG):

• Firmenname wie im Handelsregister
• Rechtsform der Gesellschaft
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht
• Handelsregisternummer
• Alle Vorstandsmitglieder + Vorsitzender des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Unternehmen mit juristischen Personen als Gesellschafter

Pflichtangaben für GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG und AG & Co . OHG etc. (§§ 125 a, 177 a HGB und 35 a GmbHG):

• Firmenname wie im Handelsregister
• Rechtsform der Gesellschaft
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht
• Handelsregisternummer
• Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter, also der GmbH oder AG, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafter übernommen haben.

Zusätzlich müssen für die persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH oder AG) die Angaben gemacht werden, zu denen diese Gesellschaften gemäß § 35 a GmbHG oder § 80 AktG verpflichtet sind.

DIN 5008

Die Norm DIN 5008 gibt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung vor. Hierbei handelt es sich nicht um eine gesetzliche Pflicht, sondern um eine Empfehlung.

Anwendungsbereich

Geschäftsbrief nach der DIN 5008

Verwende am Besten folgende Einstellungen, dann bist du auf der sicheren Seite:

• Schriftart: Arial
• Schriftgröße der Absender:innenangaben und der Rücksendeangabe im Kopteil: 8
• Sonstige Schriftgröße: 11
• Zeilenabstand: 1,0