Belege

Ein Beleg ist ein Dokument, das alle Daten über einen Geschäftsfall enthält. Ein Geschäftsfall hat immer finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen und muss deshalb in der Buchführung erfasst werden.

Belegarten

• Eigenbelege = interne Belege, z. B. Ausgangsrechnungen, Gehaltslisten
• Fremdbelege = externe Belege, z. B. Rechnungen von Lieferanten

Ablauf Belegbearbeitung

1. Prüfung der Belege auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.

2. Vorsortieren der Belege nach Belegart (Eingangsrechnung / Ausgangsrechnung / Quittung / Kontoauszug / etc.).

3. Nummerierung der Belege mit einer fortlaufenden Belegnummer.

4. Buchhalterische Erfassung der Belege.

   • Vorkontierung der Belege = Festlegung der Buchungssätze
   • Eintragung der Buchungssätze in chronologischer Reihenfolge ins Grundbuch.
   • Übertragung der Buchungssätze auf die Sachkonten im Hauptbuch.

5. Archivierung der Belege.

   • Aufbewahrungspflicht: Zehn Jahre!
   • Beginn der Aufbewahrungspflicht mit Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg anfiel.

Beispiel Aufbewahrungsfrist

• Jan hat eine Rechnung vom 08.05.2019 gebucht und abgelegt.
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Jahres 2019 - ab dann laufen die zehn Jahre.
• Jan darf die Rechnung also am 01.01.2030 vernichten.