Inventur planen und durchführen

Bei einer Inventur ist die Zeit-, Personal- und Hilfsmittelbedarfsplanung, ebenso wie eine sorgfältige Durchführung sehr wichtig. Grundsätzlich gibt es bei der Durchführung und Nachbereitung einiges zu beachten. Inventurdifferenzen sind eine mögliche Folge von unachtsamer Inventurdurchführung.

Inventurplanung

Eine gewissenhafte Planung, Vorbereitung und Durchführung sind wichtige Bestandteile der Inventur. Als Grundlage hierfür dient die Zeit-, Personal- und Hilfsmittelplanung.

1. Zeitplanung

Ist der Termin für eine Inventur festgelegt, ist es notwendig weitere Vorbereitungen zu treffen. In der Regel gibt es hierfür in den Unternehmen verschiedene Checklisten, die die Vorbereitung erleichtern.

2. Personalplanung

Eine Inventur ist sehr personalintensiv. Daher ist es hilfreich gezielt für den Inventurtag Aushilfen einzustellen oder im Falle eines größeren Unternehmens, anzufordern.
Es ist empfehlenswert vor der Inventuraufnahme die Aushilfen in einer kurzen Mitarbeiterschulung in die Thematik einzuweisen.

Hilfreich ist es am Tag der Inventur:

• Ausreichend Personal zu organisieren.
• Aufnahmeteams zusammenzustellen.
• Den Teams gezielte Aufnahmebereiche zuzuteilen.
• Bei einer händischen Inventur die Aufgaben aufzuteilen, d.h. eine Person zählt und die andere notiert.
• Die Aufnahmebereiche nach der Aufnahme von einer unbeteiligten Person stichprobenartig kontrollieren zu lassen.

3. Hilfsmittelplanung

Für die Durchführung der Inventur ist es wichtig ausreichend Hilfsmittel wie Mess- oder Wiegewerkzeuge, Stifte, Notizzettel usw. zur Verfügung zu haben.
Besonders wichtig sind die Inventurlisten. Auf den Inventurlisten sollten folgende Angaben vorhanden sein:

• Fachgerechte Bezeichnung der Artikel, auch mit Angaben der Größen oder Art.
• Wert der einzelnen Einheiten.
• Angaben darüber, ob die Ware durch Zählen, Messen, das Volumen oder Wiegen aufgenommen wurde.
• Gesamtwert der jeweiligen Posten.
• Datum der Aufnahme.
• Unterschrift der Person, die die Aufnahme getätigt hat.
• Unterschrift der Person, die die Aufnahme kontrolliert hat.

Bei der Aufnahme mit MDE Geräten (mobilen Datenerfassungsgeräten) ist es oft hilfreich, die jeweilige Gerätenummer zu notieren.

Durchführung

Wesentliche Vorschriften für eine ordnungsgemäße Inventur sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. Die wichtigsten Punkte sind:

• Die Belege und Unterlagen müssen durchnummeriert werden.
• Die Aufzeichnungen müssen in einer lebenden Sprache verfasst werden.
• Die Aufzeichnungen müssen mit einem Stift erfolgen, der nicht radiert werden kann.
• Die Aufzeichnungen dürfen nicht mehr im Nachhinein verändert werden.
• Korrekturen müssen abgezeichnet werden.
• Es dürfen keine Korrekturstifte verwendet werden.

Nachbereitung einer Inventur

Nach der körperlichen Bestandsaufnahme der Waren werden die:

• Vermögen und Schulden bewertet
• Die Werte aufaddiert
• Das Inventar erstellt

Die Anschaffungskosten sollen nach § 252 HGB die Wertobergrenze darstellen. Im Inventar dürfen die Werte nicht höher ausgewiesen werden wie die Anschaffungskosten. Sie dürfen aber auch nicht niedriger angesetzt werden. Man spricht vom Niedrigstwertprinzip.

Inventurdifferenzen

Nach einer Inventur werden oft Abweichungen festgestellt. Es besteht eine Inventurdifferenz zwischen dem Ist- und dem Sollbestand. Nach der Inventur sollte nach den Gründen oder Ursachen für die Differenzen gesucht werden.

Mögliche Ursachen sind:

• Aufnahmefehler der Inventur
• Verderb
• Diebstahl
• Fehler bei der Verbuchung der Zu- oder Abgänge
• Nicht gemeldeter oder nicht erfasster Bruch oder Verderb

Durch Schulungen zur korrekten Inventurausführung können Inventurdifferenzen vermieden werden. Diebstahl kann durch den Einsatz von Kameras oder Detektiven verhindert werden.

Beispiele

Planungsphase

Wie in jedem Jahr steht bei der simplecompany die Inventur an. Damit nichts schief geht, fangen alle Beteiligten rechtzeitig mit der Planung an

1) Zeitplanung

• Zeitpunkt für die Inventur: März (umsatzschwacher Monat)
• Checklisten bereits im Februar heraussuchen und auf Aktualität überprüfen
• Abteilungspläne zeichnen

2) Personalplanung

• Mitarbeiterschulung Inventur: 01.03. nach Feierabend
• Aushilfen einstellen
• Urlaubsplanung berücksichtigen
• Teams in bekannten Abteilungen einsetzen

3) Hilfsmittelplanung

• Notizzettel und Stifte im Vorfeld bestellen
• Waagen und Messwerkzeuge überprüfen (ggf. eichen lassen)
• Inventurlisten vorbereiten

Durchführung und Nachbereitung

• Jedes Team muss aufmerksam die Artikel einzeln aufnehmen
• Auf der Inventurliste muss das Aufnahmeteam unterschreiben
• Die Liste muss mit Kugelschreiber geführt werden
• Korrekturen und Anpassungen müssen von einer zuständigen Person abgezeichnet werden

Im Nachgang werden die Inventurdifferenzen aufgeführt.

Bei der simplecompany steht fest: Der Bestand bei den Jutebeuteln stimmt nicht. Vermutung:

• Diebstahl
• Falsche Buchungen \large \rarr$\large \rarr$verschiedene Artikelnummern