Aufgaben und Ziele des Informationsflusssystems

Stell dir vor, du bekommst von deinen Eltern einfach nur den Auftrag, einkaufen zu gehen. Woher sollst du nun wissen, welche Artikel in welcher Menge benötigt werden? Wo bekommst du die unbekannten Artikel überhaupt? Allein an diesem einfachen Alltagsbeispiel wird klar, wie wichtig Informationen sind.

Aber wie sieht das im Lager eines Unternehmens aus? Wie muss der Informationsfluss gestaltet sein? Und wofür werden die einzelnen Informationen eigentlich benötigt?

simpleclub hilft dir dabei, das Thema zu verstehen und all diese Fragen zu klären!

Aufgaben und Ziele des Informationsflusssystems einfach erklärt

Um einen Auftrag kommissionieren zu können, brauchst du als Kommissionierer oder Kommissioniererin eine ganze Reihe an Informationen. Du musst beispielsweise wissen, welche Artikel du für welchen Auftrag in welcher Menge an welchem Lagerort kommissionieren musst. Außerdem musst du deine Entnahme noch bestätigen und verbuchen, damit die Lagerbestände korrekt und aktuell gehalten werden.

Die Ziele eines Informationssystems liegen also einerseits darin, eine reibungslose Kommissionierung zu ermöglichen und andererseits die Lagerbestandsführung korrekt und aktuell zu halten.

Um diese Ziele zu erreichen, muss das Informationsflusssystem nacheinander fünf Aufgaben erfüllen, die du der folgenden Grafik entnehmen kannst.

Definition Informationsflusssystem

Aufgaben des Informationsflusssystems

Damit du als Kommissionierer oder Kommissioniererin überhaupt etwas zu tun hast, muss natürlich zunächst ein Auftrag erfasst werden. In diesem sind Informationen darüber enthalten, welche Artikel konkret benötigt werden. Anhand dieser Informationen kann dann überprüft werden, ob die entsprechenden Artikel in ausreichender Menge im Lager liegen.

Anhand des Auftrages weißt du als Kommissionierer oder Kommissioniererin natürlich noch nicht, wo genau die zu kommissionierenden Artikel gelagert sind. Auch ist dir die Nummer des Kommissionierauftrages noch nicht bekannt. Zudem fehlen ggf. noch Informationen zur Behälternummer und dem Ablageort. Daher gilt es, die bereits bekannten Informationen aus dem Auftrag auf eine Pickliste zu übertragen und die noch fehlenden Informationen in der Pickliste zu ergänzen.

An einem Tag können natürlich mehrere Aufträge eintreffen, die dann zu Picklisten aufbereitet werden. Wenn die Aufträge sofort zu Picklisten aufbereitet werden, spricht man von einem Echzeit- oder Real-Time-Modus. Es ist aber auch möglich, dass die Aufträge eines Tages, einer Stunde oder einer Schicht gesammelt werden und anschließend gemeinsam zu Picklisten aufbereitet werden. In diesem Fall spricht man von der Bildung einer Auftragsserie bzw. eines Batches.

Im dritten Schritt muss die Pickliste an dich als Kommissionierer oder Kommissioniererin weitergegeben werden, damit du endlich aktiv werden kannst. Dabei wird zwischen papiergebundener und papierloser Bereitstellung unterschieden. Wie du bestimmt schon vermutest, bekommst du bei der papiergebundenen Informationsbereitstellung die Pickliste immer auf Papier. Auch der Lieferschein wird in der Praxis häufig als Pickliste benutzt. Bei der papierlosen Informationsbereitstellung werden hingegen digitale Technologien benutzt. Dadurch hast du als Kommissionierer oder Kommissioniererin beide Hände zur Kommissionierung frei. Die Systeme sind dabei auch häufig mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden, was die folgenden beiden Schritte häufig noch einfacher macht.

Welche verschiedenen digitalen Technologien es gibt, was sie können und welche Vorteile sie haben, erfährst du, wenn du nach „Technologien der Informationsbereitstellung” suchst. Aber jetzt erstmal weiter im Text.

Nachdem du die benötigten Artikel aus dem Regal entnommen hast, musst du die Entnahme bestätigen. Bei der papiergebundenen Informationsbereitstellung kannst du dazu einfach die Entnahme der Artikel einer Position auf der Pickliste oder dem Lieferschein abhaken. Das machst du so lange, bis du den kompletten Auftrag kommissioniert hast. Bei der papierlosen Informationsbereitstellung kannst du die Entnahme zum Beispiel per Scanner oder Tastendruck bestätigen.

Damit jederzeit der aktuelle und korrekte Lagerbestand eines Artikels bekannt ist, muss die Entnahme der kommissionierten Artikel nun noch im Warenwirtschaftssystem gebucht werden. Bei der papiergebundenen Informationsbereitstellung muss das manuell erfolgen, während die Buchung bei papierlosen Verfahren in der Regel zeitgleich und automatisch mit dem Quittieren der Entnahme geschieht. Durch den stets aktuellen und korrekten Lagerbestand kann ziemlich genau abgeschätzt werden, wann die entsprechenden Artikel in welcher Menge nachproduziert oder nachbestellt werden müssen. Dieser kleine Schritt hat also eine ziemlich wichtige Bedeutung für das Funktionieren des Unternehmens.

Beispiel zum Informationsflusssystem

In der simplebike GmbH ist ein Auftrag über 50 Fahrräder vom Typ X33, fünf Fahrräder vom Typ 885 und 15 Reifen eingegangen. Nachdem Jan den Auftrag erfasst hat, prüft er die Lagerbestände. Alle Artikel liegen noch in ausreichender Menge im Lager, sodass der Auftrag zeitnah bearbeitet werden kann. Im Warenwirtschaftssystem kann Jan den Auftrag automatisch zu einer Pickliste aufbereiten lassen.

Da die simplebike GmbH erst in zwei Wochen eine neue digitale Technologie für die Bereitstellung der Pickliste eingebaut bekommt, druckt Jan die Kommissionierliste aus. Die Bereitstellung erfolgt also papiergebunden. Jetzt kann es losgehen, Jan kann endlich kommissionieren. Position für Position kommissioniert er den Auftrag und quittiert die Entnahme, indem er die entsprechenden Positionen auf der Pickliste abhakt. Nachdem er alle Artikel kommissioniert hat, verpackt er sie und stellt die Palette zur Abholung bereit. Mit der Pickliste geht er anschließend wieder zurück zu seinem Laptop und bucht die Entnahme im Warenwirtschaftssystem. Da der neue Lagerbestand des Fahrrads vom Typ 885 nun unter den Meldebestand gesunken ist, bekommt die Produktionsplanung eine Information, dass das Fahrrad in Kürze wieder produziert werden muss.

Zusammenfassung Aufgaben und Ziele des Informationsflusssystems

Die Ziele eines Informationssystems liegen darin, eine reibungslose Kommissionierung zu ermöglichen und die Lagerbestandsführung korrekt und aktuell zu halten.

Um diese Ziele zu erreichen, muss das Informationsflusssystem nacheinander fünf Aufgaben erfüllen:

• Erfassen von Informationen: Der Auftrag wird erfasst und es wird geprüft, ob die bestellten Artikel in ausreichender Menge auf Lager sind.
• Aufbereiten von Informationen: Der Auftrag wird zur Pickliste aufbereitet.
• Bereitstellen/Weitergeben von Informationen: Die Pickliste wird papiergebunden oder papierlos an den Kommissionierer oder die Kommissioniererin weitergegeben.
• Quittieren von Informationen: Die Entnahme der kommissionierten Artikel wird bestätigt.
• Buchen von Informationen: Die Entnahme der einzelnen Artikel wird im Warenwirtschaftssystem gebucht, sodass die Lagerbestände stets aktuell sind.