Organisation von Veranstaltungen

Veranstaltungsvorbereitung

Im Büromanagement kommt es immer wieder vor, dass wir Veranstaltungen planen und organisieren müssen.

Jede Veranstaltung ist unterschiedlich. Um einen erfolgreichen Ablauf zu garantieren ist eine gründliche Vorbereitung sehr wichtig.


Erklärung

Phasen einer Veranstaltungsplanung

ToDo

Reihenfolge

Phase

1

Vorbereitung: Alle Aspekte, die vor der Veranstaltung geplant, eingekauft oder organisiert werden müssen. Es ist die wichtigste der drei Phasen.

2

Durchführung: Der Tag, an dem die Veranstaltung stattfindet und durchgeführt wird.

3

Nachbereitung: Hier werden positive und negative Erfahrungen besprochen, gute Dienstleister für spätere Veranstaltungen notiert und ein Fazit zur Zielerreichung gemacht.

Die Vorbereitung einer Veranstaltung ist die wichtigste Phase der Organisation. Sie spiegelt den Erfolg des Events wieder.

Ziele einer Veranstaltung

Jede Veranstaltung verfolgt einen anderen Zweck oder ein anderes Ziel.

Mögliche Ziele sind zum Beispiel:

  • Erhöhung des Umsatzes
  • Erhöhung des Bekanntheitsgrades der Firma
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit

Unterscheidung von Veranstaltungen

Veranstaltungen können sich hinsichtlich verschiedener Aspekte unterscheiden:

  • Größe der Teilnehmerzahl
  • Veranstaltungsort
  • Zeitdauer
  • Medieneinsatz
  • Personaleinsatz

Ablauf der Vorbereitung

  1. Anlass der Veranstaltung klären

  2. Ziel der Veranstaltung klären

  3. Anzahl der Teilnehmer herausfinden

  4. Genehmigungen einholen

  5. Höhe des Budgets klären

  6. Liste Datum und Zeit für die Feier festlegen

  7. Einladungen schreiben + versenden

  8. Auswertung der Rückmeldungen

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