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Im Büromanagement kommt es immer wieder vor, dass wir Veranstaltungen planen und organisieren müssen.
Jede Veranstaltung ist unterschiedlich. Um einen erfolgreichen Ablauf zu garantieren ist eine gründliche Vorbereitung sehr wichtig.
Erklärung
Phasen einer Veranstaltungsplanung
Reihenfolge | Phase |
|---|---|
1 | Vorbereitung: Alle Aspekte, die vor der Veranstaltung geplant, eingekauft oder organisiert werden müssen. Es ist die wichtigste der drei Phasen. |
2 | Durchführung: Der Tag, an dem die Veranstaltung stattfindet und durchgeführt wird. |
3 | Nachbereitung: Hier werden positive und negative Erfahrungen besprochen, gute Dienstleister für spätere Veranstaltungen notiert und ein Fazit zur Zielerreichung gemacht. |
Die Vorbereitung einer Veranstaltung ist die wichtigste Phase der Organisation. Sie spiegelt den Erfolg des Events wieder.
Ziele einer Veranstaltung
Jede Veranstaltung verfolgt einen anderen Zweck oder ein anderes Ziel.
Mögliche Ziele sind zum Beispiel:
- Erhöhung des Umsatzes
- Erhöhung des Bekanntheitsgrades der Firma
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
Unterscheidung von Veranstaltungen
Veranstaltungen können sich hinsichtlich verschiedener Aspekte unterscheiden:
- Größe der Teilnehmerzahl
- Veranstaltungsort
- Zeitdauer
- Medieneinsatz
- Personaleinsatz
Ablauf der Vorbereitung
Anlass der Veranstaltung klären
Ziel der Veranstaltung klären
Anzahl der Teilnehmer herausfinden
Genehmigungen einholen
Höhe des Budgets klären
Liste Datum und Zeit für die Feier festlegen
Einladungen schreiben + versenden
Auswertung der Rückmeldungen
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