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Die Personalakte ist die Sammlung von Unterlagen und Vorgängen, die der Arbeitgebende über seine Arbeitnehmende führt & die in einem sachlichen Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis stehen.
Gliederung & Inhalte
Personaldaten dürfen nur erfasst, verarbeitet oder genutzt werden, wenn sie für die Begründung, die Duchführung oder die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses benötigt werden.
1. Persönliche Unterlagen:
Personalfragebogen, Bewerbungsschreiben, Zeugnisse
2. Vertragliche Unterlagen:
Arbeitsvertrag, Einstellungsschreiben
3. Unterlagen zur Tätigkeit:
Stellenbeschreibung, Tätigkeitsbereiche, Beurteilungen, Abmahnungen, Fortbildungen
4. Unterlagen zur Entgeltabrechnung:
Grundgehalt, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Vermögenswirksame Leistungen, Bonuszahlungen
5. Unterlagen zu An- und Abwesenheiten:
Krankentage, Urlaubstage, Zeiterfassung
6. Dokumentation des allgemeinen Schriftverkehrs
Personalinformationssysteme
Software zur Erfassung, Speicherung und Analyse von Personaldaten sowie zur Automatisierung von standardmäßigen Prozessen der Personalverwaltung.
Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetztes & der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Schutz der Personaldaten vor unbefugter Einsichtnahme.
Rechte von Arbeitnehmenden
- Einsichtsrecht
- Auskunftsrecht
- Berichtigungsrecht
- Löschungsrecht
Personalpapiere
Personalpapiere werden bei Arbeitsantritt und bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses fällig.
Arbeitsantritt | Personalfragebogen, Zeugnisse, Arbeitsvertrag |
|---|---|
Beendigung | Arbeitszeugnis, Lohnsteuerbescheinigung, Urlaubsbescheinigung, Arbeitsbescheinigung, Info an Sozialversicherungsträger, Ausgleichquittung |
Merke
Personalpapiere werden bei Arbeitsantritt und bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses fällig. Diese Papiere sowie alle weiteren personalbezogenen Daten, die sich während des Arbeitsverhältnisses ergeben, werden in der Personalakte erfasst, gespeichert und weiterverwendet. Dies geschieht in der Regel mit einem computergestützten Personalinformationssystem. Zum Schutz von Arbeitnehmenden müssen die Datenschutzrichtlinien befolgt werden, sowie die Rechte der Arbeitnehmenden gewährt werden.
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