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Bestellsysteme sind organisatorische Strukturen und Prozesse, die von Unternehmen verwendet werden, um effizient Materialien, Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten zu bestellen, um ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Das Bestellsystem gibt vor, wie und wann eine Bestellung ausgelöst wird.
Bestellsysteme einfach erklärt
Bestellsysteme sind dafür verantwortlich, den reibungslosen Ablauf von Bestellungen und Einkäufen sicherzustellen. In einfachen Worten ausgedrückt, sind Bestellsysteme wie der Einkaufswagen in einem Online-Shop, aber für Unternehmen. Sie ermöglichen es einem Unternehmen, die benötigten Materialien, Waren oder Dienstleistungen rechtzeitig von Lieferanten zu bestellen, um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten.
Warum sind Bestellsysteme wichtig?
Bestellsysteme spielen eine entscheidende Rolle in der Wirtschaft, da sie sicherstellen, dass Unternehmen die benötigten Ressourcen rechtzeitig erhalten, um ihre Aktivitäten fortzusetzen. Sie reduzieren auch den manuellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit, die mit manuellen Bestellprozessen verbunden sind. Durch die Automatisierung des Bestellprozesses wird die Effizienz gesteigert und das Risiko menschlicher Fehler verringert.
Die Elemente eines Bestellsystems
Bestellanforderungen | Bevor ein Unternehmen etwas bestellt, muss es den Bedarf identifizieren. Das können Rohmaterialien, Bürobedarf oder Dienstleistungen sein. Die Anforderungen werden in einer Liste zusammengestellt, die die Grundlage für den Bestellprozess bildet. |
|---|---|
Lieferantenauswahl | Sobald die Bestellanforderungen festgelegt sind, müssen Unternehmen die besten Lieferanten auswählen. Dies beinhaltet die Überprüfung von Preisen, Lieferzeiten, Qualität der Produkte oder Dienstleistungen und früheren Geschäftsbeziehungen. |
Bestellprozess | Der eigentliche Bestellprozess beinhaltet die Erstellung einer Bestellung bei einem Lieferanten. Hier werden die Details der Bestellung, wie Menge, Artikelnummer und Lieferadresse, festgelegt. Moderne Bestellsysteme erlauben oft die elektronische Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten. |
Bestellüberwachung | Sobald die Bestellung aufgegeben wurde, ist es wichtig, den Fortschritt zu überwachen. Dies beinhaltet die Verfolgung der Lieferung, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig eintrifft, und die Behandlung von eventuellen Problemen wie Verzögerungen oder Fehlern. |
Bestellsysteme in Unternehmen
Natürlich wird das in Unternehmen heutzutage nicht mehr per Hand erledigt. Unternehmen verwenden Software, um sich die Arbeit zu erleichtern und Fehler zu vermeiden.
Wir schauen uns im Folgenden zwei Verfahren an, wie Software automatisch für eine ausreichende Versorgung mit Gütern sorgen kann.
Bestellpunktverfahren
Die Grafik zeigt die verschiedenen Arten der Bestände sehr gut.
Auf der x-Achse haben wir die Zeit.
Auf der y-Achse steht der Bestand mit seiner Höhe. Also die Stückzahl, die bei uns vorhanden ist.
Die rote Linie gibt die Menge an, die im Verlauf der Zeit verbraucht wird oder wieder dazu kommt.
Der Mindestbestand ist die unterste Linie.
Der Meldebestand liegt über dem Mindestbestand.
Ganz oben ist der Höchstbestand.
Bestellt wird immer wenn der Bestellpunkt, also der Meldebestand, erreicht ist.
Bestellrythmusverfahren
Beim Bestellrythmusverfahren wird zu festgelegten Terminen bestellt.
Das kann zum Beispiel jede Woche oder jeden Monat einmal sein.
Es wird also immer nach einem festgelegten Rhythmus bestellt.
Auf der x-Achse steht der Zeitverlauf.
Auf der y-Achse steht die Höhe des Bestands.
Es wird immer genau im gleichen Rhythmus bestellt.
Die Bestellmenge unterscheidet sich, weil immer bis zum Höchstbestand aufgefüllt wird.
Beispiel eines Bestellsystems
Angenommen, du arbeitest in einem Büro und bemerkst, dass der Vorrat an Büromaterialien wie Papier, Tinte und Stiften zur Neige geht. Das ist der Zeitpunkt, an dem das Bestellsystem ins Spiel kommt:
Bestellanforderungen: Du erstellst eine Liste der benötigten Büromaterialien, die aufgebraucht sind oder bald aufgebraucht sein werden.
Lieferantenauswahl: Du recherchierst verschiedene Lieferanten, vergleichst Preise und Qualitäten und entscheidest dich für einen Lieferanten, der das beste Angebot hat.
Bestellprozess: Du erstellst eine Bestellung mit den ausgewählten Büromaterialien, gibst die Menge und andere erforderliche Informationen ein.
Bestellüberwachung: Du verfolgst den Status der Bestellung, erhältst eine Bestätigung vom Lieferanten und überwachst den Lieferprozess, um sicherzustellen, dass die Materialien rechtzeitig eintreffen.
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