Post, Termine & Protokolle

Postbearbeitung, Terminplanung und Protokollführung gehören zu den Basics im Büro. Diese Aufgaben fallen immer wieder regelmäßig an. Umso wichtiger, sie zu beherrschen.

Postbearbeitung

Postvollmacht

Um die Geschäftspost entgegennehmen zu können, wird eine rechtsgültige Postvollmacht benötigt. Diese erfolgt:

• Schriftlich
• Mündlich
• Oder konkludent (stillschweigend), zum Beispiel durch Schlüsselübergabe zum Postfach.

Posteingang

1. Abholung oder Entgegennahme der Post
2. Vorsortierung
3. Leerkontrolle
4. Anlagenkontrolle
5. Eingangsstempel
6. Verteilung

Postausgang

1. Kontrolle
2. Sortieren
3. Kuvertieren
4. Adressieren
5. Wiegen
6. Frankieren
7. Aufgabe bei der Postfiliale

Terminplanung

Termine können unterschieden werden nach:

• Flexibilität: fest vs. flexibel
• Lokalität oder Gesprächspartner: intern vs. extern
• Fristen
  • Kurzfristig: Tage, Wochen
  • Mittelfristig: Monate, Quartale, Halbjahr
  • Langfristig: Jahr, mehrere Jahre

Planungsgrundsätze

Planen mit der ALPEN-Methode

Aufgabe, Aktivität oder Termin aufschreiben (To-do-Liste)

Länge der Aufgabe schätzen (Zeitbedarf)

Pufferzeit für Unvorhergesehenes einplanen

Entscheidungen über Prioritäten und Delegationsmöglichkeiten treffen

• wichtig vs. unwichtig
• dringend vs. nicht dringend

Nachkontrolle, welche Aufgaben erledigt wurden und welche auf den nächsten Tag geschoben werden müssen

Planen nach der 60:40-Regel

Die 60:40-Regel besagt, dass man nur 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen soll und 40 % für Unvorhergesehenes, wie Störungen, Unterbrechungen oder Arbeiten, die länger dauern, einkalkulieren soll.

Protokollführung

Protokoll bedeutet Niederschrift und meint damit die schriftliche Aufzeichnung von Inhalten oder den Verlauf bzw. Ergebnisse von Veranstaltungen (wie Sitzungen, Versammlungen, Besprechungen, Konferenzen oder Verhandlungen).

Sprache

• Präsens
• Sachlich
• Wörtliche Wiedergabe von Anträgen und Beschlüssen
• Aussagen von Rednern in indirekter Rede und Konjunktiv

Aufbau

Der Protokollkopf enthält die Überschrift sowie Angaben zu Unternehmen, Datum, Uhrzeit, Ort, den Titel der Veranstaltung, die anwesenden und abwesenden Teilnehmer, den Besprechungsleiter (Vorstand) und den Protokollführer.

Im Protokollhauptteil oder auch Protokolltext werden vorab die Tagesordnungspunkte (TOP) aufgelistet und im Laufe der Veranstaltung durch die Wiedergabe der Inhalte und Ergebnisse ausgeführt.

Der Protokollfuß enthält das Erstellungsdatum sowie die Unterschriften des Protokollführers und des Vorsitzenden, der damit die Richtigkeit der Inhalte bestätigt.

Protokollarten

• Wortprotokoll: Wörtliche Wiedergabe aller Aussagen (häufig bei Gerichtsverhandlungen)
• Verlaufsprotokoll: Ausführliche, aber nicht wörtliche Widergabe des Verlaufs der Sitzung inklusive Einwände, Beschlüsse (im Wortlaut), Aufgabenverteilungen.
• Kurzprotokoll: Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte inklusive Argumentationslogik, Aufgabenverteilungen und Beschlüsse (im Wortlaut)
• Ergebnisprotokoll: Kurz gefasste Wiedergabe aller wesentlichen Entscheidungen inklusive Aufgabenverteilung und Beschlüsse (im Wortlaut)

Sinn und Zweck

• Information: Gedächtnisstütze für Teilnehmer, Information für Abwesende
• Organisation: Festhalten von Aufgabenverteilungen und Kompetenzen
• Beweis- und Dokumentationsmittel: Beschlüsse werden aktenkundig gemacht oder Entscheidungen evtl. rechtswirksam