Überwachung der Zahlungseingänge

Kaufst du etwas auf Rechnung, musst du den Rechnungsbetrag innerhalb einer festgelegten Frist bezahlen.

Unternehmen kontrollieren natürlich, ob alle Kunden ihre offenen Rechnungen bezahlt haben.

simpleclub erklärt dir, welche Möglichkeiten der Überwachung der Zahlungseingänge Unternehmen haben.

Überwachung der Zahlungseingänge einfach erklärt

Noch nicht bezahlte Rechnungen stellen für Unternehmen Forderungen dar.

Unternehmen überwachen natürlich, ob alle Zahlungen eingehen. Sie achten dabei sowohl auf Vollständigkeit als auch auf Pünktlichkeit der Zahlung.

Das Fälligkeitsdatum ist kein Pflichtbestandteil einer Rechnung. Trotzdem wird es meist explizit als festes Datum oder Zeitraum angegeben. Verstreicht dieses Datum ohne Zahlung, gerät der Schuldner in Zahlungsverzug. Ist kein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung angegeben, greift die gesetzliche Regelung. Nach dieser tritt Zahlungsverzug automatisch 30 Tage nach Rechnungseingang ein. Auf diese Regelung muss bei Rechnungen an Endverbraucher aber explizit hingewiesen werden.

Meist wird bei Zahlungsverzug eine oder mehrere Zahlungserinnerungen (freundliche Erinnerungen) bzw. Mahnungen (strenge Erinnerungen) verschickt. Falls auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum angegeben ist, ist eine Mahnung für den Zahlungsverzug allerdings gar nicht nötig. Lediglich bei Rechnungen an Endverbraucher ohne Fälligkeitsdatum und ohne Hinweis auf die 30-Tage-Regelung ist eine Mahnung notwendig, um in Zahlungsverzug zu geraten.

Die Überwachung der Zahlungseingänge und das Mahnwesen kann vom Unternehmen selbst durchgeführt oder an einen externen Dienstleister übertragen werden.

Überwachung der Zahlungseingänge Definition

Erklärung Überwachung von Zahlungseingängen

Das Forderungsmanagement reicht von der Rechnungserstellung über das möglicherweise notwendige Mahnwesen bis zur Kontrolle der Zahlungseingänge.

Abhängig von den Kapazitäten und den Kosten führen Unternehmen diese Tätigkeiten selbst durch oder geben sie an externe Dienstleister ab (Outsourcing).

Internes Forderungsmanagement

Mahnkartei

Alle Karteikarten, die offene Rechnungen enthalten, werden in einer separaten Kartei einsortiert. Die Sortierung ist chronologisch, das heißt nach Fälligkeitsdatum.

Durch die chronologische Ordnung siehst du sofort, bei welchen Kunden die Zahlung überfällig ist. Diesen Kunden schreibst du dann eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung.

Sobald die Rechnung beglichen ist, wird die Karteikarte wieder in die Patientenkartei bzw. Kundenkartei einsortiert.

Offene-Posten-Liste

Die Offene-Posten-Liste ist eine digitale Version der Mahnkartei.

Viele Verwaltungsprogramme haben Offene-Posten-Listen im System integriert. Sobald eine Rechnung überfällig ist, taucht der Posten automatisch in der Liste auf.

Über das Programm können zudem automatisch Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erstellt werden.

Bei Zahlungseingang muss ein Vermerk über die Bezahlung gesetzt werden. Dadurch verschwindet der Posten aus der Liste der offenen Rechnungen.

Externes Forderungsmanagement

Externe Anbieter für die Überwachung der Zahlungseingänge sind beispielsweise Inkassounternehmen, freie Rechenzentren oder privatärztliche Verrechnungsstellen (im medizinischen Bereich).

Diese übernehmen verschiedene Aufgaben in Zusammenhang mit der Abwicklung von Zahlungen.
Der Leistungsumfang startet bei der reinen Rechnungserstellung basierend auf übermittelten Patienten- oder Kundendaten. Es können aber verschiedene Zusatzleistungen zugekauft werden. Das sind beispielsweise die Adressermittlung bei fehlenden Daten, eine Sofortauszahlung des Rechnungsbetrags abzüglich einer Gebühr oder die Risikoübernahme für Zahlungsausfälle.

Die externen Anbieter erhalten für ihre Dienste eine Provision, die in der Regel einem gewissen Prozentsatz des Rechnungsbetrags entspricht.

Achtung: Bei der Übermittlung der Kunden- bzw. Patientendaten an Dritte ist immer der Datenschutz zu beachten. In Arztpraxen muss der Patient der Übermittlung aktiv zustimmen (z.B. im Datenschutzformular), andernfalls liegt eine Verletzung der Schweigepflicht vor.

Factoring

Factoring ist der Fachbegriff für den Verkauf von Forderungen an einen Finanzdienstleister. Durch den Verkauf der Forderungen erhält das Unternehmen den Rechnungsbetrag abzüglich einer Gebühr schon vor der Fälligkeit vom Factor. Der Kunde überweist den Rechnungsbetrag dann nicht mehr an das Unternehmen, sondern an den Factor.

Funktionen des Factorings sind:

1. Finanzierungsfunktion
   Das Unternehmen erhält die Zahlung sofort nach Rechnungsstellung, da diese vom Factor bei Ankauf der Forderung bezahlt wird.
2. Dienstleistungsfunktion
   Der Factor übernimmt das gesamte Forderungsmanagement. Er kümmert sich also beispielsweise auch um Mahnungen.
3. Delkrederefunktion
   Der Factor übernimmt das Risiko für einen Zahlungsausfall. Sollte der Kunde nicht bezahlen, bekommt der Factor kein Geld, das Unternehmen aber schon.

Es wird in echtes und unechtes Factoring unterschieden.

• Unechtes Factoring: Umfasst Finanzierungs- und Dienstleistungsfunktion, nicht aber die Delkrederefunktion (keine Risikoübernahme für Forderungsausfall durch den Factor)
• Echtes Factoring: Umfasst Finanzierungs-, Dienstleistungs- und Delkrederefunktion (Risikoübernahme durch den Factor)

Zahlungsverzug

Doch wie gehst du nun vor, wenn ein Privatpatient seine Liquidation (Fachbegriff für ärztliche Rechnungen) bei Fälligkeit noch nicht bezahlt hat?

Verzugszeitpunkt

Zunächst ist wichtig zu wissen, wann Zahlungsverzug eintritt. Da Patienten Verbraucher sind, greift hier dieselbe Regel wie beim Zahlungsverzug von Kunden in einem Geschäft.

Es gibt folgende drei Möglichkeiten dafür, dass Verbraucher automatisch ohne Mahnung in Zahlungsverzug geraten.

• Nach dem Kalender bestimmt: Bei Angabe eines konkreten Fälligkeitsdatum auf der Rechnung. z.B. Zahlung bis 19.08.2023
• Anknüpfung an vorausgegangenes Ereignis: Das Fälligkeitsdatum ist durch ein Ereignis und einer Frist errechenbar. z.B. Zahlung bis vier Wochen nach Rechnungseingang
• 30-Tage-Klausel: Diese Regel gilt für Verbraucher nur, wenn darauf in der Rechnung hingewiesen wurde. z.B. Zahlung innerhalb von 30 Tagen ab Zugang der Rechnung.

Wurde keine der Möglichkeiten auf der Rechnung vermerkt, ist eine Mahnung für den Zahlungsverzug nötig. Zahlungsverzug tritt dann bei Zugang der Mahnung ein. Grundsätzlich sind Mahnungen formlos (schriflich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten), sollten aus Beweisgründen jedoch am besten schriftlich erfolgen.

Verzugszinsen

Ab dem Tag des Zahlungsverzugs können Verzugszinsen berechnet. Deren Höhe ist gesetzlich festgelegt. Sie liegen bei Geschäften mit Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von derzeit 1,62~\%$1,62~\%$ pro Jahr (Stand Mai 2023). Der Basiszinssatz wird zweimal jährlich von der Europäischen Zentralbank (kurz: EZB) bestimmt.

\rarr$\rarr$ Verzugszinssatz: 1,62~\% + 5~\%=6,62~\%$1,62~\% + 5~\%=6,62~\%$

Anwendung Überwachung der Zahlungseingänge

Aufgabe

Du arbeitest als Auszubildende:r in einem kleinen Unternehmen bzw. einer kleinen Arztpraxis. Aktuell wird die Überwachung der Zahlungseingänge selbst durchgeführt. Deine Chefin denkt jedoch über das Outsourcing des Forderungsmanagements an einen Factoring-Anbieter nach.

Da deine Chefin noch unschlüssig ist, sollst du Gründe für und gegen das Factoring finden.

Lösung

Gründe für das Factoring:

• Verbesserung der Liquidität:
  Der Factor bezahlt die Rechnung sofort unabhängig davon, ob der Kunde bereits bezahlt hat.
• Risikoreduzierung von Zahlungsausfällen:
  Beim echten Factoring liegt das Risiko von Zahlungsausfällen beim Factor.
• Einsparung von Verwaltungskosten:
  Vor allem bei kleinen Unternehmen können sich die Angestellten so auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Gründe gegen das Factoring:

• Kosten:
  Der Factor berechnet Factoring-Gebühren und Risikoprämien. Diese Gebühren verringern die Gewinnspanne.
• Einschränkung der Kontrolle:
  Das Unternehmen hat zwar weniger Verwaltungsaufwand, aber auch weniger Kontrolle über das Forderungsmanagement. Wie beispielsweise die Kommunikation mit dem Kunden erfolgt, entscheidet der Factor.
• Verschlechterung der Kundenbeziehung:
  Der Factor übernimmt die Kommunikation mit dem Kunden, worauf das Unternehmen folglich keinen Einfluss mehr hat. Das kann zu Vertrauensverlusten und Imageproblemen führen.

\implies$\implies$ Jedes Unternehmen muss die Vor- und Nachteile individuell bewerten und Kosten und Nutzen gegenüberstellen. Nur so ist eine fundierte Entscheidung möglich.

Zusammenfassung Überwachung der Zahlungseingänge

Zahlungseingänge können mit verschiedenen Mitteln überwacht werden.

• Mahnkarteien bieten auch analog durch die chronologische Ordnung einen guten Überblick über fällige Rechnungen.
• Offene-Posten-Listen können automatisch von Verwaltungsprogrammen erstellt werden und erleichtern so die Arbeit.
• Factoring beschreibt die Übernahme des Forderungsmanagements durch externe Dienstleister, auf die auch das Ausfallrisiko übertragbar ist.

Ab dem ersten Tag des Zahlungsverzugs dürfen Verzugszinsen berechnet werden, die fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz liegen.