Überwachung der Zahlungsausgänge

Es wurde eine Skontofrist übersehen, das Zahlungsziel ist verstrichen und es werden Verzugszinsen berechnet oder eine Rechnung wurde doppelt bezahlt? Solche Fehler können schnell teuer werden.

Deshalb ist eine gründliche und strukturierte Überwachung der Zahlungsziele unerlässlich.

simpleclub zeigt dir, worauf du bei der Überwachung der Zahlungsausgänge achten musst.

Überwachung der Zahlungsausgänge einfach erklärt

Geht eine Rechnung ein, muss sie - genauso wie du das am besten auch privat machst - überprüft werden!

Achte dabei auf

• Vollständigkeit
• Korrektheit
• Zahlungsziele
• Mögliche Rabatte bei frühzeitiger Zahlung (Skonto)

Sind alle Angaben korrekt, musst du entscheiden, wann der beste Bezahlzeitpunkt ist.

Häufig werden bei Zahlung innerhalb von 10$10$ Tagen 2-3~\%$2-3~\%$ Skonto gewährt. Da der Skonto als Lieferantenkredit ein sehr teurer Kredit ist, ist eine Inanspruchnahme eigentlich immer sinnvoll. Selbst, wenn dafür ein Kredit bei der Bank aufgenommen werden muss, da dieser meist günstiger ist.

Ist kein Skonto ausgewiesen, solltest du darauf achten, nicht in Zahlungsverzug zu geraten. Das Fälligkeitsdatum ist häufig direkt auf der Rechnung angegeben. Ist es nicht explizit ausgewiesen, gilt beim Kauf als Unternehmen die gesetzliche Regelung.

• Fälligkeit: sofort
• Zahlungsverzug: Nach einer angemessenen Frist von 30$30$ Tagen ab Eingang der Rechnung

Gerät ein Unternehmen in Zahlungsverzug, dann werden vom Lieferanten möglicherweise Verzugszinsen berechnet. Das wollen du und deine Vorgesetzten natürlich vermeiden.

Überwachung der Zahlungsausgänge Definition

Überwachung der Zahlungsausgänge Erklärung

Rechnungskontrolle

= Kontrolle von Eingangsrechnungen

Wir kontrollieren Rechnungen auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit.

Sachliche Richtigkeit:

1. Kontrolliere, ob Rechnung für Empfänger:in bestimmt ist.
2. Ist Lieferung zur Rechnung bereits eingetroffen?
3. Vergleiche Rechnung und Lieferschein.
4. Überprüfe Preise und Zahlungskonditionen.

Rechnerische Richtigkeit:

1. Einzelne Positionen und Nettobetrag
2. Preisnachlässe
3. Umsatzsteuer und Brutto-Rechnungsbetrag

Überprüfe in diesem Schritt ebenfalls, ob alle Pflichtangaben von Rechnungen (§ 14 UStG) korrekt angegeben sind.

Fordere bei sachlichen oder rechnerischen Fehlern eine neue, korrekte Rechnung beim Lieferanten an!

Bezahlung

Nach Bestehen der Rechnungskontrolle muss die Rechnung bezahlt werden. Hier kommt es auf den besten Zeitpunkt an.

Relevant sind folgende zwei Zeitpunkte:

• Fälligkeit
  Diese ist entweder nach dem Kalender bestimmt (Datumsangabe), berechenbar (z.B. zwei Wochen nach Lieferung) oder es greift bei Verzicht einer konkreten Angabe die gesetzliche Regelung (Fälligkeit sofort, Zahlungsverzug tritt aber erst nach einer angemessenen Frist von 30$30$ Tagen ab Rechnungseingang ein).
• Skonto
  Der Skonto ist ein Lieferantenkredit. Du erhältst quasi zwei Fälligkeitsdaten, beispielsweise nach 14$14$ Tagen und nach 30$30$ Tagen. Lässt du das erste Fälligkeitsdatum verstreichen, ist das so als würde dir der Lieferant einen Kredit über den Warenwert geben. Diesen Kredit verzinst er mit einem Zinssatz von 3~\%$3~\%$ für die 16$16$ zusätzlichen Tage. Die hypothetischen Zinsen sind in der ausgewiesenen Rechnungssumme bereits eingerechnet, weshalb du bei früherer Zahlung die 3~\%$3~\%$ abziehen darfst.

Der Lieferantenkredit ist ein sehr teurer Kredit. Die 3~\%$3~\%$ für 16$16$ Tage entsprechen beispielsweise einem jährlichen Zinssatz von 67,5~\%.$67,5~\%.$ Deshalb ist es bei Gewährung eines Skontos eigentlich immer sinnvoll, frühzeitig zu bezahlen und diesen auszunutzen. Selbst, wenn das Unternehmen aufgrund von Geldknappheit einen kurzfristigen Kredit (z.B. Kontokorrentkredit) bei der Bank für die 16$16$-tägige frühere Bezahlung aufnehmen muss. Dort liegt der Zinssatz nämlich meist bei maximal 15~\%$15~\%$ pro Jahr und damit deutlich unter dem aufs Jahr umgerechneten Zinssatz für den Lieferantenkredit.

Lieferantenkredit vs. Kontokorrentkredit Beispiel

Aufgabe

Du bist Auszubildende:r bei simple-doc. Für die Lieferung von Büromaterialien ging folgende Rechnung ein, welche die Rechnungskontrolle bereits bestanden hat.

Lohnt sich die Inanspruchnahme des Skontos, wenn dafür ein Kontokorrentkredit zu einem jährlichen Zinssatz von 10~\%$10~\%$ aufgenommen werden muss? Begründe rechnerisch!

Lösung

\fcolorbox{white}{grey}{1.}$\fcolorbox{white}{grey}{1.}$ Ermittlung des Skontobetrags

Der Skontobetrag sind 3~\%$3~\%$ des Bruttorechnungsbetrags.

\fcolorbox{white}{grey}{2.}$\fcolorbox{white}{grey}{2.}$ Ermittlung des notwendigen Kreditbetrags

Der Kreditbetrag ist der Überweisungsbetrag, welcher dem Bruttorechnungsbetrag abzüglich des Skontos entspricht.

\fcolorbox{white}{grey}{3.}$\fcolorbox{white}{grey}{3.}$ Ermittlung des Kreditzeitraums

Anstatt nach 30$30$ Tagen wird bereits nach 10$10$ Tagen bezahlt. Für die 20$20$ Tage, die früher bezahlt wird als notwendig, muss der Kredit aufgenommen werden.

\fcolorbox{white}{grey}{4.}$\fcolorbox{white}{grey}{4.}$ Ermittlung der Kontokorrentzinsen

Der Zinssatz für den Kontokorrentkredit ist jährlich angegeben. Du nimmst ihn aber nur für 20$20$ Tage auf. Deshalb musst du die Tageszinsformel verwenden.

Hinweis: In der Zinsrechnung hat ein Jahr nur 360$360$ Tage.
Sieh dir bei Problemen mit der Zinsrechnung das Thema nochmal an.

\fcolorbox{white}{grey}{5.}$\fcolorbox{white}{grey}{5.}$ Ermittlung des Finanzierungsgewinns

Der Finanzierungsgewinn ist die Differenz aus der Ersparnis durch den Skonto und den Kosten durch die Zinsen.

• Höhe des Skontobetrags: 121,38 \ €$121,38 \ €$
• Höhe der Kontokorrentzinsen: 21,80 \ €$21,80 \ €$

\implies$\implies$ Die Inanspruchnahme des Skontos lohnt sich, da trotz Zinsaufwand für den notwendigen Kontokorrentkredit eine Ersparnis von 99,58~€$99,58~€$ entsteht.

Zusammenfassung Überwachung der Zahlungsausgänge

Bei der Überwachung der Zahlungsausgänge musst du folgende Schritte durchführen:

1. Rechnungskontrolle
   Achte auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.
   \rarr$\rarr$ Fordere bei Fehlern eine neue Rechnung beim Lieferanten an.
2. Bestimmung des idealen Bezahlzeitpunktes
   Achte auf das Fälligkeitsdatum!
   Wird ein Skonto gewährt, lohnt sich dessen Inanspruchnahme eigentlich immer. Musst du dafür einen Kredit aufnehmen, dann vergleiche Skontobetrag und Kreditzinsen.