Rechnungserstellung in der Arztpraxis

Individuelle Gesundheitsleistungen und Behandlungen von Privatpatienten stellen Ärzte ihren Patienten in Rechnung.

Aber sehen Arztrechnungen denn genauso aus wie gewöhnliche Rechnungen oder sind Besonderheiten zu beachten? Und wie werden eigentlich die Preise festgelegt?

simpleclub zeigt dir alle Grundlagen, die du über die Erstellung von Rechnungen für ärztliche Leistungen wissen musst!

Rechnungserstellung in der Arztpraxis einfach erklärt

Der Fachbegriff für Rechnungen, die Ärzte an Patienten stellen, lautet Liquidation. Das leitet sich vom lateinischen Begriff „liquidus“ für flüssig ab. Die ärztlichen Bemühungen werden also in Form von Geld verflüssigt.

Liquidationen erhalten vor allem privatversicherte Patienten, gesetzlich versicherte Patienten, die ihre Gesundheitskarte nicht vorlegen können und Patienten, die individuelle Gesundheitsleistungen (kurz: IGeL) in Anspruch nehmen.

Wichtig ist, dass Liquidationen erst gestellt werden dürfen, nachdem die abgerechnete Leistung durchgeführt wurde. Die ärztliche Leistung kann jedoch Teil einer größeren Behandlung sein, die noch andauert.

Liquidationen werden nach der Gebührenordnung für Ärzte (kurz: GOÄ) erstellt. Darin sind sämtliche ärztliche Leistungen mit ihren jeweiligen Bewertungen aufgeführt, woraus sich gemeinsam mit einem Faktor (Steigerungssatz für erhöhten Zeitaufwand) der Preis für die jeweilige Behandlung ergibt.

Im Unterschied zu normalen Rechnungen, die du von deinen Privateinkäufen kennst, sind Arztrechnungen nicht rabatt- oder skontierfähig.

Rechnungserstellung in der Arztpraxis Definition

Rechnungserstellung in der Arztpraxis Erklärung

Pflichtbestandteile

Ärztliche Rechnungen müssen alle Bestandteile „normaler“ Rechnungen, die im Umsatzsteuergesetz (kurz: UStG) festgelegt sind, enthalten. Zusätzlich sind in der GOÄ weitere, für ärztliche Liquidationen relevante Pflichtbestandteile, zu beachten.

Daraus ergeben sich zusammengefasst folgende Pflichtbestandteile ärztlicher Liquidationen:

1. Rechnungssteller
   \rarr$\rarr$ Name und Anschrift der Praxis
2. Rechnungsempfänger
   \rarr$\rarr$ Name und Anschrift des Patienten
3. Rechnungsdatum
   \rarr$\rarr$ Ausstellungsdatum der Liquidation
4. Rechnungsnummer
   \rarr$\rarr$ Fortlaufend
5. Steuernummer
   \rarr$\rarr$ Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz: USt-IdNr.)
6. Diagnose
   \rarr$\rarr$ Als prägnanter Fachbegriff
7. Behandlungsdatum
   \rarr$\rarr$ Auch mehrere pro Liquidation möglich
8. Abgerechnete Leistung
   \rarr$\rarr$ Gebührennummer, Leistungsbeschreibung, Steigerungssatz für hohe Schwierigkeit oder Zeitaufwand
9. Umsatzsteuer bzw. Hinweis auf Befreiung
   \rarr$\rarr$ Geregelt in § 14 Abs. 4 UStG

Sinnvolle Ergänzungen sind außerdem:

1. Bankverbindung der Arztpraxis
   \rarr$\rarr$ Für bargeldlose Bezahlung durch Überweisung
2. Fälligkeitsdatum
   \rarr$\rarr$ Durch diese Angabe wird der Patient bei ausstehender Bezahlung automatisch in Zahlungsverzug gesetzt. Fehlt diese Angabe, tritt der Zahlungsverzug erst nach einer Mahnung ein.

Liquidationen mit und ohne Umsatzsteuer

Auf manche ärztlichen Leistungen müssen Patienten 19~\%$19~\%$ Umsatzsteuer bezahlen, für andere fällt keine Umsatzsteuer an. Welche ärztlichen Leistungen umsatzsteuerpflichtig und welche umsatzsteuerfrei sind, ist in § 4 Nr. 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) geregelt.

Ohne Umsatzsteuer

Vereinfacht gesagt sind klassische Heilbehandlungen umsatzsteuerfrei. Eine Rechnung für eine solche umsatzsteuerfreie Heilbehandlung könnte folgendermaßen aussehen.

Mit Umsatzsteuer

Im Umkehrschluss sind ärztliche Leistungen, die keiner Heilbehandlung entsprechen, umsatzsteuerpflichtig. Das sind beispielsweise kosmetische Behandlungen wie Schönheitsoperationen oder Gutachten. Eine solche umsatzsteuerpflichtige Rechnung für eine Haartransplantation könnte folgendermaßen aussehen:

Zusätzliche Dokumente

In Zusammenhang mit Liquidationen sind manchmal noch zwei zusätzliche Belege notwendig.

Zahlungsformular

Bei Privatliquidationen oder Liquidationen an ältere Patienten wird in manchen Praxen ein Zahlungsformular beigelegt. Damit ist ein teilweise vorausgefülltes SEPA-Überweisungsformular gemeint.

Das dient als Erleichterung für die Patienten, da diese nur noch die eigenen Kontodaten eintragen müssen. Die Ausstellung vorausgefüllter Zahlungsformulare ist für die Praxis allerdings nicht verpflichtend.

Sinnvolle voreingetragene Inhalte:

• Angaben zum Zahlungsempfänger (Name der Arztpraxis)
• IBAN der Arztpraxis
• BIC der Arztpraxis
• Rechnungsbetrag
• Rechnungsnummer

Für die oben abgebildete Liquidation über die Behandlung des Ekzems sieht das vorausgefüllte Zahlungsformular folgendermaßen aus:

Quittung

Auch wenn es unüblich ist, kann es sein, dass einzelne Patienten ihre Rechnung bar bezahlen wollen.

In diesen Fällen muss als Nachweis der Bezahlung unbedingt eine Quittung ausgestellt werden!

Angaben auf Quittungen:

• Zahlungspflichtiger (Patient)
• Zahlungsgrund
• Zahlungsempfänger (Praxis)
• Betrag als Zahl und in Worten
• Datum der Zahlung
• Unterschrift des Zahlungsempfängers (Praxis)

In der Regel werden Quittungsblöcke verwendet, die nur noch ausgefüllt werden müssen.

Beim Ausstellen einer Quittung auf einem Quittungsblock entstehen pro Quittung zwei Blätter. Das weiße Originalblatt erhält der Quittungsempfänger (Patient), der farbige Durchschlag bleibt beim Aussteller (Praxis).

Würde Herr Müller seine oben abgebildete Rechnung zur Behandlung des Ekzems bar bezahlen, würde die Quittung wie folgt aussehen:

Beispiele Rechnungserstellung in der Arztpraxis

Es gibt einige Fehler, die bei Liquidationen oft gemacht werden.

• Pauschale Abrechnung
  Alle Leistungen müssen nach GOÄ klar aufgeschlüsselt und beschrieben werden. Wird das nicht gemacht, können Patienten die Leistungsübersicht nur schwer nachvollziehen und zweifeln sie möglicherweise an. Das kann zur Unterlassung der Zahlung führen.
  Tipp: Führe die Leistungen in der Liquidation zusätzlich chronologisch auf.
• Falsche Steigerung
  Ist eine Behandlung bei einem Patienten schwieriger oder zeitaufwendiger als üblich, sollten die Ärzte auch mehr Geld erhalten. Dafür ist der Steigerungssatz da. Manche Ärzte vermeiden allerdings aus Angst vor Rückfragen durch Patienten oder Krankenkassen die Verwendung höherer Steigerungssätze. Ist eine Steigerung gerechtfertigt, sollte diese jedoch auch verwendet werden. Aber Achtung: Ab einem Steigerungssatz über 2,30 ist eine Begründung notwendig.
• Liquidationen an Minderjährige oder geschäftsunfähige Personen
  Liquidationen dürfen nur an geschäftsfähige Personen gestellt werden. Bei Behandlung minderjähriger oder beispielsweise demenzkranker Patienten muss die Rechnung an die Erziehungsberechtigten oder amtlichen Betreuer adressiert werden. Diese werden auch als Rechnungsempfänger auf der Liquidation angegeben.
• Ersatz von Auslagen
  Es können nicht nur ärztliche Leistungen, sondern auch benötigte Materialien wie beispielsweise Verbände oder Impfstoffe, die über den normalen Sprechstundenbedarf hinausgehen, abgerechnet werden.

Zusammenfassung Rechnungserstellung in der Arztpraxis

Arztpraxen stellen Liquidationen für Behandlungen bei Privatpatienten aus. Außerdem erhalten gesetzlich versicherte Patienten Liquidationen für die Inanspruchnahme individueller Gesundheitsleistungen (kurz: IGeL).

Die Pflichtangaben auf ärztlichen Liquidationen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz (kurz: UStG) und der Gebührenordnung für Ärzte (kurz: GOÄ).

Die Preise sind ebenfalls in der GOÄ geregelt. Zudem gilt: Heilbehandlungen sind von der Umsatzsteuer befreit.

Im Zusammenhang mit Liquidationen solltest du auch wissen, wie SEPA-Zahlformulare für bargeldlose Bezahlungen und Quittungen für Barzahlungen auszufüllen sind.