Buchführung in der Arztpraxis

In der Arztpraxis fallen täglich viele finanzielle Transaktionen an, wie zum Beispiel Einnahmen durch Behandlungen oder Ausgaben für medizinisches Material.

Um den Überblick zu behalten und um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, ist es notwendig, alle diese Vorgänge systematisch und ordnungsgemäß zu erfassen und zu dokumentieren.

simpleclub zeigt dir, worauf du bei der Buchführung achten musst.

Buchführung in der Arztpraxis einfach erklärt

Ärzte zählen rechtlich zu den freien Berufen. Angehörige freier Berufe sind nicht buchführungs-, sondern nur aufzeichnungspflichtig. Das heißt, sie müssen keine doppelte Buchführung, die eine Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Inventur enthält, durchführen. Trotzdem müssen auch Ärzte ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben in einer einfachen Buchführung aufzeichnen.

Die Aufzeichnung bargeldloser Zahlungen ist über die Kontoauszüge gesichert. Diese müssen lückenlos gesammelt werden. Manchmal wird zusätzlich ein Bankbuch (tabellarische Aufstellung aller unbaren Geldbewegungen) geführt.

Für Barzahlungen ist ein Kassenbuch zu führen. Das ist eine Tabelle, in der jede bare Ein- und Auszahlung in einer Zeile erfasst wird.

Zur Ermittlung des Gewinns, der ausschlaggebend für die Höhe der zu bezahlenden Steuer ist, sind Arztpraxen zur Abgabe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR) verpflichtet.

Auch bei der einfachen Buchführung müssen einige Grundsätze befolgt werden. Das sind die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (kurz: GoB).

Buchführung in der Arztpraxis Definition

Buchführung in der Arztpraxis Erklärung

Ärzte müssen am Ende jeden Jahres eine Steuererklärung abgeben. Abhängig von ihrem Gewinn berechnet sich die Höhe der zu bezahlenden Steuern. Die Steuern sind einer der Hauptgründe, warum eine ordentliche Buchführung unerlässlich ist.

Es kann nämlich durchaus vorkommen, dass das Finanzamt Rückfragen zur Steuererklärung hat. Ohne eine ordentliche Buchführung verliert man schnell den Überblick.

Was alles zu einer ordentlichen Buchführung gehört, erklären wir dir in den folgenden Absätzen.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Die GoB sind Prinzipien, die bei der Buchführung zu beachten sind. Sie sind teilweise im Handelsgesetzbuch (kurz: HGB) festgeschrieben und teilweise davon abgeleitet. Sie stellen sicher, dass die Buchführung nachvollziehbar, lückenlos, richtig und zeitnah erfolgt. Wichtig ist dabei auch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Belege und Dokumente, die in der Regel 10$10$ Jahre betragen.

Üblicherweise wird die Buchführung heute digital durchgeführt. Deshalb wurden die GoB zu den GoBD erweitert. Ausgeschrieben bedeutet das „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD setzen sich aus acht Grundsätzen zusammen.

• Nachprüfbarkeit
  \rarr$\rarr$ Der Datenzugriff muss jederzeit möglich sein.
• Nachvollziehbarkeit
  \rarr$\rarr$ Zu jeder Eintragung muss ein Beleg vorliegen.
• Richtigkeit
  \rarr$\rarr$ Konzentration bei der Eintragung, um Fehler zu vermeiden.
• Unveränderbarkeit
  \rarr$\rarr$ Fehlerhafte Eintragungen dürfen nicht einfach nachträglich verändert werden. Rückwirkende Veränderungen werden stattdessen durch Stornierungen erkennbar.
• Vollständigkeit
  \rarr$\rarr$ Jede Zahlung muss einzeln und vollständig erfasst werden.
• Zeitgerechtigkeit
  \rarr$\rarr$ Die Eintragungen erfolgen zeitnah, am besten täglich.
• Ordnung
  \rarr$\rarr$ Belege werden chronologisch nach Belegnummern abgelegt.
• Sicherheit
  \rarr$\rarr$ Einhaltung des Datenschutzes sowie regelmäßige Datensicherungen.

Kassenbuch

Das Kassenbuch ist ein zentrales Element der Buchführung in der Arztpraxis. Es dient der Erfassung aller Geldbewegungen, die über die Kasse laufen, also sowohl Bareinnahmen (z.B. Zuzahlungen) als auch Barausgaben (z.B. für Büromaterial).

Es ist wichtig, dass das Kassenbuch täglich geführt wird und alle Eintragungen korrekt, vollständig und übersichtlich erfolgen. Zu jeder Eintragung muss ein Beleg vorliegen. Die Belege werden durchnummeriert und die entsprechende Nummer im Kassenbuch mit aufgenommen. \rarr$\rarr$ Das dient der besseren Nachvollziehbarkeit bei möglichen Kontrollen oder Rückfragen durch das Finanzamt oder die Praxisinhaber.

Es sollte zudem regelmäßig – am besten täglich – ein Kassensturz durchgeführt werden, bei dem der Kassenbestand überprüft und mit dem Kassenbuch abgeglichen wird. \rarr$\rarr$ Fehlerhafte Eintragungen können so schnell aufgedeckt werden.

Das Kassenbuch gibt es analog in Form eines physischen Buches und digital als Form einer Tabelle. Meist wird heute die digitale Version genutzt.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR) ist eine einfache Methode der Gewinnermittlung, die für Freiberufler, wie Ärzte, zulässig ist. Bei der EÜR werden alle Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt. Der Unterschiedsbetrag ergibt den Gewinn oder Verlust der Praxis:

Die EÜR muss jährlich beim Finanzamt eingereicht werden und ist Grundlage für die Berechnung von Steuern und Abgaben. Dafür muss ein amtlicher Vordruck verwendet werden.

Einzutragende Einnahmen und Ausgaben sind unter anderem folgende:

Einnahmen

• Umsatzsteuerfreie Einnahmen (z.B. Heilbehandlungen bei Privatpatienten)
• Umsatzsteuerpflichtige Einnahmen (z.B. Beratung für Unternehmen, Schönheitsoperationen)

Ausgaben

• Löhne
• Praxismaterial
• Fremdlabor
• Abschreibungen
  (Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 250~€$250~€$ sofort, Sammelposten von 250,01~€-1000~€$250,01~€-1000~€$ über 5$5$ Jahre, ab 1000,01~€$1000,01~€$ regulär)
• Miete und Raumkosten (z.B. Energie)
• Kreditzinsen
• Beratungskosten
• Fachliteratur
• ...

Einnahme- und Ausgabebelege

Einnahme- und Ausgabebelege sind Dokumente, die Zahlungsvorgänge belegen. Sie sind essenziell für die Buchführung, da sie die Grundlage für die Erfassung von Geschäftsvorfällen bilden. Es gilt: „Keine Buchung ohne Beleg!“ bzw. bei der vereinfachten Buchführung „Keine Eintragung ohne Beleg!“.

Belege müssen deshalb vollständig, richtig und zeitnah erfasst werden. Für die meisten Belege gilt die Aufbewahrungspflicht von 10$10$ Jahren. Über eine fortlaufende Belegnummer, mit der jeder Beleg zu versehen ist, können Buchungen bzw. Eintragungen auch Jahre später noch problemlos mit Originalbelegen erklärt werden.

Sollte ein Beleg verloren gehen, darf ein Ersatz- oder Eigenbeleg ausgestellt werden. Das sollte natürlich eine Ausnahme sein!

Das Finanzamt fordert folgende Pflichtbestandteile auf Belegen:

• Datum
• Betrag
• Grund
• Zahlungspflichtiger
• Empfänger
• Umsatzsteuersatz und -betrag (Ausnahme: Bis 250~€$250~€$ ist der Umsatzsteuersatz ausreichend)

Beispiele Buchführung in der Arztpraxis

Aufgabe

Ein Privatpatient hat folgende Privatliquidation für die Behandlung eines Ekzems erhalten. Diese möchte er bar in der Praxis bezahlen.

Nenne alle Arbeitsschritte, die du bei der Buchführung durchführen musst. Zähle außerdem die zu beachtenden Prinzipien auf.

Lösung

Bei allen Arbeitsschritten musst du die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachten. Achte also auf:

• Nachprüfbarkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Richtigkeit
• Unveränderbarkeit
• Vollständigkeit
• Zeitgerechtigkeit
• Ordnung
• Sicherheit

Es wird eine Bareinzahlung getätigt, weshalb die Abwicklung über das Kassenbuch erfolgt.

\fcolorbox{white}{grey}{1.}$\fcolorbox{white}{grey}{1.}$ Als Nachweis über den baren Zahlungseingang stellst du eine Quittung aus.

\rarr$\rarr$ Der Patient erhält das Original.

\rarr$\rarr$ Die Praxis behält den Durchschlag.

\fcolorbox{white}{grey}{2.}$\fcolorbox{white}{grey}{2.}$ Die Einzahlung wird zeitnah (am besten sofort) in das Kassenbuch aufgenommen.

\rarr$\rarr$ Der Betrag kommt in die Spalte „Einnahme“.

\fcolorbox{white}{grey}{3.}$\fcolorbox{white}{grey}{3.}$ Hefte den Quittungsdurchschlag und die Durchschrift der Privatliquidation ab.

\rarr$\rarr$ Kontrolliere nochmal, ob die Belegnummer der Quittung mit der Eintragung im Kassenbuch übereinstimmt.

Zusammenfassung Buchführung in der Arztpraxis

Die Buchführung ist ein essenzieller Teil der Organisation einer Arztpraxis und umfasst die systematische Erfassung, Ordnung und Auswertung aller finanziellen Vorgänge.

\rarr$\rarr$ Sie folgt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und beinhaltet unter anderem

• das Führen eines Kassenbuchs sowie
• die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Gewinnermittlung.

Einnahme- und Ausgabebelege spielen eine zentrale Rolle, da sie als Grundlage für die Erfassung von Geschäftsvorfällen dienen.