Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit der Verwaltung der ausstehenden Forderungen eines Unternehmens von seinen Kunden.

Debitorenbuchhaltung einfach erklärt

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung und somit ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensbuchhaltung. Sie befasst sich mit der Verwaltung von offenen Forderungen, die das Unternehmen gegenüber seinen Kunden hat. Kurz gesagt, geht es um das Aufzeichnen, Überwachen und Verwalten des Geldes, das das Unternehmen von seinen Kunden noch erhalten soll. Das ist von entscheidender Bedeutung für die Liquidität eines Unternehmens.

Jede Forderung bleibt in der Debitorenbuchhaltung solange als offener Posten bestehen, bis der Zahlungsausgleich durch Überweisung, Lastschrift oder einen anderen Geldtransfer erfolgt.

Warum ist die Debitorenbuchhaltung wichtig?

Stell dir vor, du hast einen kleinen Laden, in dem du Produkte an Kunden verkaufst. Manchmal erlaubst du deinen Kunden, Produkte auf Rechnung zu kaufen, anstatt sofort zu bezahlen. Das bedeutet, dass du ihnen Zeit gibst, das Geld zu sammeln und dir später zu zahlen. Aber während dieser Zeit musst du den Überblick behalten, wer dir wie viel schuldet. Es ist aber nicht nur wichtig zu wissen wer dir wie viel schuldet, sondern auch das Geld am Ende zu bekommen. Die Debitorenbuchhaltung ist also wichtig, um sicherzustellen, dass du dein verdientes Geld bekommst, und um deine Finanzen zu verwalten.

Der Lieferant ist in diesem Fall eine Art Kreditgeber. Er erbringt gegenüber einem Unternehmen eine Leistung, bekommt aber im ersten Moment erstmal keine Gegenleistung in Form einer Zahlung. Erst nach einer vereinbarten Zeit zahlt das Unternehmen die Schuld zurück (= Erfüllung der Zahlungsverpflichtung).

Genauso läuft das auch ab, wenn ein Kunde (= Kreditnehmer) ein Produkt bei einem Unternehmen auf Rechnung kauft. Dann erhält der Kunde direkt die Leistung, zahlt diese aber erst zu einem späteren Zeitpunkt. Leistungserbringung und Erfüllung der Zahlungsverpflichtung passieren also auch hier zu zwei unterschiedlichen Zeitpunkten.

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung hat mehrere wichtige Aufgaben:

Beispiel für Debitorenbuchhaltung

Stell dir vor, du arbeitest in einem Online-Shop. Eine Kundin namens Lisa hat vor einer Woche BluRays im Wert von 50 Euro gekauft. Du hast ihr eine Rechnung geschickt, welche sie bis zum 15.01. begleichen muss. Bis jetzt hast du noch keine Zahlung erhalten. In der Debitorenbuchhaltung würdest du Folgendes tun:

\fcolorbox{white}{grey}{1.}$\fcolorbox{white}{grey}{1.}$Du würdest die ausstehende Zahlung von Lisa als "offene Forderung" in deinen Aufzeichnungen vermerken.

\fcolorbox{white}{grey}{2.}$\fcolorbox{white}{grey}{2.}$Wenn Lisa nach dem 15.01. immer noch nicht bezahlt hat, würdest du ihr eine freundliche Erinnerung (1. Mahnung) schicken, in der du sie daran erinnerst, dass sie noch eine Rechnung offen hat.

\fcolorbox{white}{grey}{3.}$\fcolorbox{white}{grey}{3.}$Angenommen, Lisa reagiert immer noch nicht. Du schickst eine zweite Mahnung, in der du etwas dringlicher um die Zahlung bittest. Hier könntest du auch mit Verzugszinsen oder Mahngebühren drohen.

\implies$\implies$ Sobald Lisa die 50 Euro (+ eventuelle Verzugszinsen / Mahngebühren) überweist, würdest du die Zahlung in deinen Aufzeichnungen festhalten und die offene Forderung als erledigt markieren.

Buchung

Betroffene Konten

1. Ausgangsrechnung

• Kundenkonto (Debitorenkonto) = Aktives Bestandskonto
• Umsatzerlöse (z. B. für Handelswaren) = Ertragskonto
• Umsatzsteuer = Passivkonto

2. Zahlungseingang

• Kundenkonto (Debitorenkonto) = Aktivkonto
• Bank = Aktivkonto

Soll oder Haben?

Handelt es sich um eine Mehrung oder eine Minderung?
Auf welcher Kontoseite wird gebucht?

1. Ausgangsrechnung

• Kundenkonto (Debitorenkonto): Mehrung (der Forderungen) - Aktivkonten mehren sich im Soll
• Umsatzerlöse (z. B. für Handelswaren): Mehrung - Ertragskonten mehren sich im Haben
• Umsatzsteuer: Mehrung - Passivkonten mehren sich im Haben

2. Zahlungseingang

• Kundenkonto (Debitorenkonto): Minderung (der Forderungen) - Aktivkonten mindern sich im Haben
• Bank: Mehrung - Aktivkonten mehren sich im Soll

Buchungssatz

Beispiel zum Buchen:

Schauen wir uns dazu am besten Mal ein Beispiel an:

1. Buchungssatz

In der Kaufmannssprache heißt die erste Buchung von Debitoren „Einbuchung“:

2. Buchungssatz:

Sobald Lisa ihre BluRays bezahlt hat, kann folgende Buchung erfolgen:

Das bezeichnet man als „Ausbuchung“. Sie sagt aus, dass der Debitor, also Lisa, ihre Ware vollständig bezahlt hat und schuldenfrei ist.

\implies$\implies$ Dann ist die Debitorenbuchhaltung abgeschlossen!

Zusammenfassung

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit der Verwaltung der ausstehenden Forderungen eines Unternehmens von seinen Kunden. Sie umfasst Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungen, die Überwachung von Zahlungseingängen, das Mahnwesen bei Zahlungsverzögerungen, die Aktualisierung der Buchhaltungsunterlagen und die Berichterstattung über offene Forderungen. Die Debitorenbuchhaltung ist somit von entscheidender Bedeutung für die Liquidität von Unternehmen. Die rechtzeitige und effiziente Erfassung, Überwachung und Verwaltung von Forderungen ermöglicht es einem Unternehmen, den Geldeingang zu steuern und sicherzustellen, dass ausstehende Zahlungen rechtzeitig eingehen.

Die Debitorenbuchhaltung trägt dazu bei, dass ein Unternehmen sein verdientes Geld erhält und seinen finanziellen Überblick behält, indem sie den Zahlungsfluss und die Kundenbeziehungen effizient verwaltet.

Aufgaben

1. Erstellung & Verbuchung der Ausgangsrechnungen
2. Vermerk und Verbuchung von Zahlungseingängen
3. Mahnwesen
4. Aktualisierung der Buchhaltungsunterlagen
5. Berichterstattung

Buchungssatz